Stok Kartı Nasıl Oluşturulur? Hangi Alanlar Mutlaka Dolu Olmalı?

Stok kartı, bir ürünün işletmenizdeki kimlik dosyasıdır. Barkodu, kodu, birimi, grubu, fiyatı ve kritik seviyesi burada durur. Sayım uygulaması barkodu okuttuğunda bu dosyaya bakar; fatura kesildiğinde stok bu dosyadan düşer.

Tek kayıt kuralı, aynı ürünün sistemde yalnızca bir kartla temsil edilmesi demektir. Aynı kalem için iki kart açıldığında stok ikiye bölünür, sayımda biri sayılır diğeri atlanır ve fark raporu gerçeği yansıtmaz. Bu yüzden yeni kart açmadan önce mutlaka arama yapın: barkodla, stok koduyla ve ürün adıyla kontrol edin. Stok kartı temizliği rehberi bu kontrolün nasıl yapılacağını ayrıntılı anlatır; burada işin sıfırdan kurulum kısmına odaklanıyoruz.

Kart ekranını açtığınızda karşınıza gelen alanları iki gruba ayırın: olmadan kartın iş görmediği alanlar ve sonradan tamamlanabilecek alanlar. İlk grubu atlamayın.

Barkod. Ürünün ambalajındaki barkod numarasıdır. Kamera ile okutarak ya da elle girerek doldurulur. Barkodsuz ürünlerde (örneğin açık dökme ürünler) kendi ürettiğiniz bir kod kullanabilirsiniz; bu durumda etiketi rafa siz yapıştırırsınız.

Stok kodu. Sizin verdiğiniz iç kod. Barkod değişse bile stok kodu sabit kalır, bu yüzden raporlarda ve sipariş listelerinde daha güvenilirdir.

Birim. Adet, koli, kilogram, litre veya paket. Yanlış birim en sık yapılan hatadır: koli olarak açılan bir ürün adet sayılırsa stok on katı görünür.

Grup. Ürünün ait olduğu kategori. İçecek, temizlik, atıştırmalık gibi gruplar hem raf düzenini hem de sayım sonrası grup bazlı fark raporunu mümkün kılar.

Alış ve satış fiyatı. Kâr hesabı ve raporlama için gerekir. Fiyat değiştiğinde kartı güncelleyin; eski fiyatla kalan kart, raporu yanıltır.

KDV oranı. Ürünün tabi olduğu oran. Ürün grubuna göre farklılaşır, bu yüzden kart açarken seçilmesi gerekir. Vergi oranlarının ürününüze uygulanması konusunda tereddüt varsa mali müşavirinize danışın.

Minimum stok. Ürünün bu seviyenin altına düştüğünde uyarı almak istediğiniz adet. Boş bırakılan kart, düşük stok uyarısı üretmez ve ürün sessizce tükenir. Minimum stok nasıl belirlenir yazısı bu sayıyı nasıl hesaplayacağınızı örnekle anlatır.

Raf. Ürünün depodaki veya reyondaki yeri. Sayım sırasında "bu ürün nerede" sorusunu ortadan kaldırır, sayım ekibinin koridorda dolaşma süresini kısaltır.

Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasında stok kartı bu alanları içerir: barkod, stok kodu, raf, birim, grup, alış/satış fiyatı, KDV/ÖTV ve minimum stok. Karttan elle stok girişi, stok çıkışı ve depolar arası transfer yapılabilir.

Stok kodu, yüzlerce ürünün olduğu bir depoda arama yaparken en çok işinize yarayan alandır. Rastgele numaralar verirseniz altı ay sonra hangi kodun ne olduğunu hatırlamazsınız. Bunun yerine sabit bir düzen kurun.

Örneğin bir market için şu yapı iş görür: grup kısaltması, marka kısaltması ve sıra numarası. İçecek grubundaki bir markanın üçüncü ürünü `ICE-MRK-003` olur. Hırdavat dükkânında ise `HIR-VID-012` gibi bir düzen hem rafta hem faturada aynı dili konuşur. Sektörünüze göre örnekleri hırdavat ve nalbur stok sayımı ile kozmetik mağazası stok sayımı sayfalarında görebilirsiniz.

Kod düzeninde dikkat edilecek üç nokta var. Birincisi, Türkçe karakter ve boşluk kullanmayın; sistemler arası aktarımda sorun çıkarır. İkincisi, aynı ürün grubunda aynı ön eki kullanın ki Excel'de filtreleyebilesiniz. Üçüncüsü, kod uzunluğunu sabit tutun; kısa ve uzun kodların karışması sıralamayı bozar.

Depoya yeni ürün geldiğinde kartı bilgisayar başında elle açmak zaman kaybettirir. Telefonu elinize alıp ürünün barkodunu kamera ile okutmak çok daha pratiktir. Barkod okunduğunda ürün bilgisi ekrana gelir, siz yalnızca eksik alanları tamamlarsınız.

Bu yöntemin sahada gerçek faydası şudur: mal kabul sırasında ürünü raftan alıp bilgisayara götürmezsiniz. Koli açılır, barkod okutulur, kart açılır ve ürün rafına yerleşir. Aynı akış telefondan stok takibi sayfasında anlatılan yaklaşımın parçasıdır; telefon kamerası hem sayımda hem kart açmada aynı işi görür.

Elinizde USB veya Bluetooth barkod okuyucu varsa bunu da kullanabilirsiniz. Uygulama harici barkod okuyucu ve el terminali desteği sunar. Cihaz seçimi konusunda kararsızsanız barkod okuyucu mu telefon kamerası mı yazısı hangi durumda hangisinin yeterli olduğunu karşılaştırır.

Yeni bir sisteme geçerken yüzlerce ürünü tek tek girmek gerçekçi değildir. Bu durumda kartları Excel'de hazırlayıp toplu aktarmak doğru yoldur. Uygulama Excel'den toplu stok aktarımını destekler.

Aktarım öncesi tabloda her satırın bir ürüne karşılık geldiğinden emin olun. Sütun başlıklarını sistemin beklediği sıraya getirin, birim ve KDV alanlarını boş bırakmayın. Aktarım sonrası ilk işiniz birkaç kartı açıp kontrol etmek olsun: birim doğru mu, fiyat yerinde mi, minimum stok girilmiş mi? Excel'de kurulum yaparken sık karşılaşılan sınırlar için Excel stok takibi rehberi yol gösterir.

Aktarımın en riskli kısmı mükerrer kayıttır. Aynı ürün hem eski listede hem yeni listede farklı kodla yer alıyorsa sistem iki kart oluşturur. Bu yüzden aktarım öncesi barkod sütununu tekilleştirin.

Kart açmak tek başına yeterli değildir; ürünün mevcut adedini de sisteme girmeniz gerekir. Bunun en temiz yolu, kartı açtığınız gün o ürün için açılış sayımı yapmaktır. Rafındaki gerçek adedi sayıp karttan stok girişi olarak kaydedersiniz.

Örneğin yeni açtığınız bir deterjan kartı için rafta 48 adet saydıysanız karttan 48 adet giriş yaparsınız. Bu kayıt, sonraki sayımın başlangıç noktası olur. Açılış sayımı yapılmadan bırakılan kart, ilk sayımda fark üretir ve farkın kaynağını bulmak zorlaşır.

Açılış sayımını telefonla yapıyorsanız sayım sırasında bağlantının çalıştığından emin olun. Uygulama internet bağlantısı gerektirir; depoda çekim zayıfsa sayımdan önce Wi-Fi ya da mobil veriyi test edin.

Kart açarken en sık görülen hatalar şunlardır: birimi boş bırakmak, aynı ürünü iki kez açmak, minimum stoğu hiç girmemek, raf alanını atlamak ve KDV oranını yanlış seçmek. Bu hataların hepsi ilk sayımda fark olarak geri döner.

Kartı kaydetmeden önce şu kısa listeyi gözden geçirin:

• Barkod okutuldu veya elle girildi mi?
• Stok kodu düzene uygun mu?
• Birim doğru mu (adet mi, koli mi)?
• Grup seçildi mi?
• Alış ve satış fiyatı girildi mi?
• KDV oranı seçildi mi?
• Minimum stok yazıldı mı?
• Raf bilgisi eklendi mi?
• Açılış adedi kaydedildi mi?

Bu listeyi tamamlayan kart, hem sayımda hem faturada hem de düşük stok uyarısında doğru çalışır. Çok şubeli bir yapıdaysanız kartların merkezden standart açılması, şubeler arası karşılaştırmayı da kolaylaştırır. Bu konuda çok şubeli marketlerde eş zamanlı sayım yazısı koordinasyon tarafını anlatır.

Stok kartı nasıl oluşturulur, ilk hangi alan doldurulur?

Önce barkodu okutun veya elle girin; kart bu numara üzerinden aranacağı için ilk adım odur. Ardından stok kodu, birim ve grubu doldurun. Fiyat, KDV ve minimum stok alanlarını kaydetmeden önce tamamlayın.

Barkodu olmayan ürünler için kart açılabilir mi?

Evet. Dökme ürünler, açık satılan kalemler veya etiketi zarar görmüş ürünler için kendi ürettiğiniz bir kod kullanabilirsiniz. Bu kodu raf etiketine yazıp ürüne sabitleyin ki sayım sırasında karışıklık çıkmasın.

Aynı ürün için iki kart açılırsa ne olur?

Stok iki kayda bölünür, sayımda biri sayılırken diğeri atlanabilir ve fark raporu yanıltıcı çıkar. Kart açmadan önce barkod ve ürün adıyla arama yapın. Mükerrer kayıtları düzenli kontrol etmek için stok kartı temizliği rehberini izleyin.

Minimum stok alanı boş bırakılabilir mi?

Bırakılabilir ama önerilmez. Minimum stoğu girilmeyen ürün için düşük stok uyarısı üretilmez ve ürün sessizce tükenebilir. Kritik ürünlerde bu alanı doldurmak, sipariş zamanını kaçırmamanın en basit yoludur.

Kart açtıktan sonra mevcut adedi nasıl girerim?

Kartı açtığınız gün raftaki gerçek adedi sayıp karttan stok girişi olarak kaydedin. Buna açılış sayımı denir ve sonraki sayımın başlangıç noktası olur. Açılış sayımı yapılmazsa ilk sayımda fark çıkar ve kaynağını bulmak zorlaşır.