Hırdavat ve Nalbur Stok Sayımı: Açık Kutu, Birim ve Raf Gözü

Hırdavat sayımında zamanın büyük kısmı ürünü bulmaya ve hangi birimle sayılacağına karar vermeye gider. Sayım günü en çok şu durumlar fark üretir:

• Aynı ürün iki birimle satılır. M8 somun hem 100'lük kutuyla hem tane tane satılır. Kutu açıldığında raftaki miktar kapalı kutu ile açık kutu arasında bölünür.
• Ölçüler birbirine çok benzer. 6x40 ile 6x60 dübel, 4x30 ile 4x35 vida aynı tip kutularda, yan yana gözlerde durur. Yanlış göze konmuş tek kutu sayımda iki fark doğurur: birinde eksik, diğerinde fazla.
• Küçük parçada barkod yoktur. Barkod çoğu zaman yalnız kutunun ya da poşetin üzerindedir; tane satılan ürünü rafta ancak adından veya kodundan tanırsınız.
• Usta hesabına verilen mal. Ustaya "sonra hesaplaşırız" diye verilen ürün deftere yazılıp sisteme girilmezse sayımda eksik olarak görünür.
• Kesilerek ve tartılarak satılan ürün. Kablo, hortum ve zincir metreyle, çivi ve tel kiloyla satılır; makara ya da çuval açıldıktan sonra kalan miktarı herkes farklı tahmin eder.
• Teşhir ve açık kutu. Elektrikli el aletlerinin teşhir ürünü ve kutusu açılmış ürünler ayrı bir köşede durur ve sayım rotasında kolayca atlanır.

Her stok kartı tek bir birimle tutulur ve sayımı yapan herkes o birimle saymalıdır. Kararı sayım gününden önce verin ve raf etiketine yazın:

• Kutudan tane satılan ürün: Kartı adet olarak tutun. Kapalı kutuları kutu içi adetle çarpın. Açık kutudaki küçük parçayı tek tek saymak yerine 20 tanesini tartın, kutudaki toplam ağırlığı bu ağırlığa bölüp 20 ile çarpın. Örnek: 20 vida 50 gram, açık kutu 600 gram geliyorsa kutuda yaklaşık 600 ÷ 50 × 20 = 240 vida vardır.
• Yalnız kutuyla satılan ürün: Kartı kutu ya da paket birimiyle tutun; açılmış kutuyu satıştan kaldırın ya da adet kartına aktarın.
• Kiloyla satılan ürün: Çivi ve tel gibi ürünlerde kartın birimi kilo olsun; çuvallar tartılarak sayılır.
• Metreyle satılan ürün: Açık makaranın kalan uzunluğunu göz kararı yazmayın; sayımdan önceki gün açık makaraları ölçüp kalan uzunluğu makaranın üzerine not edin.

Aynı ürünü hem kutu hem adet kartıyla tutuyorsanız, kutu açıldığında kutu kartından stok çıkışı, adet kartına stok girişi yapın. Bu aktarım atlanırsa her sayımda kutu kartı fazla, adet kartı eksik çıkar. Çift açılmış kartları ayıklamak için stok kartı temizliği rehberine bakabilirsiniz.

Aşağıdaki adımlar Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasıyla yapılır; telefon kamerası barkod okuyucu olarak çalışır, uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla açılır.

1. 1

   Ürünleri aktarın

   Ürün listeniz Excel'deyse 100.000 satıra kadar toplu aktarırsınız. Stok kartında barkod, stok kodu, raf, birim ve grup alanları vardır: raf alanına göz kodunu (ör. B3-2), grup alanına ürün ailesini (bağlantı elemanı, sıhhi tesisat, elektrik) yazın.

2. 2

   Sayımı başlatın

   Depoyu ve sayım türünü seçin: bütün dükkân için tam sayım, tek bir raf grubu için kısmi sayım. Sistemdeki miktarlar her ürün için kendiliğinden gelir.

3. 3

   Okutun ya da koddan bulun

   Kutu ya da poşet barkodunu telefon kamerasıyla okutun; elinizde USB veya Bluetooth barkod okuyucu ya da el terminali varsa onu da kullanabilirsiniz. Barkodsuz ürünü adından veya stok kodundan bulup miktarı girin. Uygulama internet bağlantısıyla çalışır; arka depoda telefon çekmiyorsa Wi-Fi'nin oraya ulaştığını sayımdan önce kontrol edin.

4. 4

   Uyarıda yan gözlere bakın

   Belirlediğiniz eşiği aşan farklarda yerinde uyarı alırsınız; kalem işaretlenir ve tek dokunuşla yeniden sayılır. Yeniden saymadan önce komşu ölçülerin gözüne bakın: eksik çıkan 6x40 dübel 6x60'ın gözüne karışmış olabilir.

5. 5

   Eşitleyin

   Sayım özetinde fazla ve eksik ürünleri ayrı ayrı görürsünüz. “Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir. Kısmi sayımda sayılmayan ürünleri sıfırlama seçeneğini kullanmayın; aksi hâlde bu sayımda saymadığınız ürünlerin stoğu sıfırlanır.

6. 6

   Raporu okuyun

   Sonuçları Excel'e aktarın. En fazla kayıp yaşanan ürün grupları raporu, hangi ürün ailesini daha sık saymanız gerektiğini gösterir.

Ücretsiz planda 50 stok kartı, 50 cari ve son 30 günde 100 fatura sınırı vardır; süre sınırı yoktur ve kredi kartı istenmez. Bir nalburun ürün çeşidi çoğu zaman bu sınırın çok üstündedir, bu yüzden ücretsiz plan bütün dükkânın sayımı için yetmez. İşe yarayacağı yer akışı denemektir: en çok fark çıkan ürünler ya da yalnız elektrikli el aletleri için en fazla 50 kart açıp bir kısmi sayım yapın, sayım ekranını ekibinizle görün.

Bütün ürünleri aktaracağınız gün Pro pakete geçersiniz. Pro paket yıllık 6.500 ₺ + KDV; stok, cari ve fatura sınırını kaldırır. Ustalara ve firmalara e-fatura ya da e-arşiv kesiyorsanız bu da Pro pakettedir; ücretsiz planda faturalar PDF olarak oluşturulup paylaşılır. Usta ve tedarikçi hesaplarını cari olarak tutuyorsanız 50 cari sınırına da dikkat edin. Toptancıyla çek ve senetle çalışıyorsanız kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de vardır; banka hareketleri elle kaydedilir. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Açık kutuyu kapalı kutu gibi saymak

Yarısı boşalmış 100'lük kutu "1 kutu" diye yazılınca stok olduğundan fazla görünür. Açık kutuyu ayrı sayın ya da tartarak adede çevirin.

Kutu ile adet arasındaki aktarımı atlamak

İki ayrı kartla çalışıyorsanız açılan her kutuyu kartlar arasında aktarın; yoksa her sayımda aynı iki kart ters yönde fark verir.

Usta defterini sisteme girmeden saymak

Deftere yazılmış ama sisteme girilmemiş çıkışlar sayımda kayıp gibi görünür. Sayımdan önce defterdeki çıkışları sisteme işleyin.

Teşhir köşesini atlamak

Teşhirdeki aletler ve kutusu açılmış ürünler de stoktur; sayım rotasına ayrı bir durak olarak ekleyin.

Farkı komşu gözlere bakmadan silmek

Benzer ölçülü ürünlerde fark genellikle yer değiştirmeden kaynaklanır. Eşitlemeden önce eksik ve fazla çıkan benzer ürünleri yan yana kontrol edin.