Minimum Stok Nasıl Belirlenir? Kritik Seviye Hesabı

Minimum stok, sipariş vermek için bekleyebileceğiniz en düşük adettir. Emniyet stoğu ise tedarik süresi boyunca satışın beklediğinizden hızlı gitmesi veya tedarikçinin gecikmesi durumunda sizi raf boşluğundan koruyan ek paydır. İkisi sık karıştırılır ama işlevleri farklıdır:

• Minimum stok: Tetikleyici. Bu seviyeye indiğinizde sipariş açarsınız.
• Emniyet stoğu: Tampon. Tedarik süresi uzarsa veya satış hızlanırsa devreye girer.
• Kritik (tükenme) seviyesi: Emniyet stoğunun da altına indiğiniz nokta; burada artık raf boşluğu riski gerçekleşmiştir.

Pratikte çoğu işletme tek bir sayı yazıp geçer. Ama tek sayı, tedarikçisi geciken bir üründe sizi yarı yolda bırakır. Doğru kurulum, minimum stok ve emniyet stoğunu ayrı ayrı hesaplayıp toplamını eşik olarak kullanmaktır.

Hesabın üç bileşeni vardır: tedarik süresi, günlük satış hızı ve emniyet payı. Formül şöyle:

Minimum stok = (Günlük satış hızı × Tedarik süresi) + Emniyet stoğu

1. Adım: Tedarik süresini gün cinsinden ölçün

Tedarik süresi, siparişi verdiğiniz an ile malın deponuza girdiği an arasındaki süredir. Sadece tedarikçinin "kargoya veriyorum" dediği süre değil; sipariş onayı, hazırlık, sevkiyat ve mal kabul süreleri toplamıdır.

Bunu tahminle değil, kayıtla bulun. Son beş siparişinizin tarihlerine bakın: sipariş tarihi ile mal kabul tarihi arasındaki farkı not edin. Örneğin son beş siparişte 4, 5, 4, 6 ve 5 gün çıktıysa ortalama 5 gün; en uzun 6 gün. Hesapta en uzun süreyi kullanmak daha güvenlidir.

2. Adım: Günlük satış hızını hesaplayın

Günlük satış hızı, ürünün son 30 günde kaç adet sattığının 30'a bölünmesiyle bulunur. Kampanya, tatil veya mevsim geçişi gibi olağan dışı dönemleri hesabın dışında tutun; yoksa eşik olduğundan yüksek çıkar.

Örneğin son 30 günde 240 adet satan bir ürünün günlük hızı 8 adettir. Hafta sonu satışı hafta içinden belirgin şekilde yüksekse, haftalık toplamı 7'ye bölmek daha doğru bir ortalama verir.

3. Adım: Emniyet payını ekleyin

Emniyet payı, tedarik süresindeki dalgalanmayı ve satış hızındaki artışı karşılar. Basit ve işleyen bir yaklaşım, günlük satış hızının 2 ile 4 günlük karşılığını eklemektir. Tedarikçisi güvenilir ve teslim süresi istikrarlı ürünlerde 2 gün, tedarikçisi sık geciken veya mevsimsel talep dalgalanması yüksek ürünlerde 4 gün kullanın.

Diyelim ki 1 litrelik sıvı yağ satıyorsunuz. Son 30 günde 240 adet sattınız, tedarik süreniz ortalama 5 gün, en uzun 6 gün.

• Günlük satış hızı: 240 ÷ 30 = 8 adet/gün
• Tedarik süresi: 6 gün (en uzun süreyi aldık)
• Tedarik süresi boyunca satış: 8 × 6 = 48 adet
• Emniyet payı: 8 × 3 = 24 adet
• Minimum stok = 48 + 24 = 72 adet

Yani rafınızdaki sıvı yağ 72 adede indiğinde sipariş açmanız gerekir. Sipariş 6 gün içinde gelirse ve satış beklediğiniz hızda giderse, mal geldiğinde elinizde yaklaşık 24 adet kalır. Tedarik 2 gün gecikirse emniyet payı devreye girer ve raf boş kalmaz.

Aynı mantığı yavaş dönen bir ürüne uygulayalım: son 30 günde 12 adet satan bir özel sos. Günlük hız 0,4 adet, tedarik süresi 7 gün.

• Tedarik boyunca satış: 0,4 × 7 = 2,8 adet
• Emniyet payı: 0,4 × 3 = 1,2 adet
• Toplam: 4 adet

Bu üründe minimum stok 4'tür. Dikkat edin: yavaş dönen üründe eşik düşük çıkar, ama sıfıra yuvarlamak yanlıştır. 4 adet, "bu ürün bitmek üzere" sinyalini verir.

Her ürüne aynı formülü uygulamak doğru sonuç vermez. Ürün grubuna göre iki ayar yapın:

Hızlı dönen temel gıda ve içecek: Satış hızı yüksek olduğu için eşik doğal olarak yüksek çıkar. Burada asıl risk, sipariş sıklığınızın tedarik süresinden uzun olmasıdır. Siparişi haftada bir veriyorsanız, tedarik süresi 3 gün olsa bile eşiği haftalık satışın yarısından aşağı çekmeyin.

Yavaş dönen özel ürünler: Eşik düşük çıkar, ama bu ürünlerde raf boşluğu müşteri kaybına yol açar. Emniyet payını 4 güne çıkarın ve siparişi toplu verin.

Mevsimsel ürünler: Sezon öncesi satış hızı sıfıra yakınken eşik de sıfıra yakın çıkar, sezon açıldığında ise hız birkaç gün içinde katlanır. Bu ürünlerde eşiği sezon başında yeniden hesaplayın; yıllık ortalama ile çalışmak sizi yanıltır.

Son kullanma tarihi kritik ürünler: Yüksek eşik, fazla stok ve fire demektir. Bu ürünlerde eşiği düşürüp sipariş sıklığını artırın. SKT takibi için son kullanma tarihi ve parti takibi rehberindeki FEFO raf düzeni ve ayrı SKT turu yöntemleri işinizi kolaylaştırır. Uygulamada SKT ve lot takibi yoktur; tarihi geçen ürün için elle stok çıkışı (fire) kaydı açmanız gerekir.

Hesabı kâğıtta bırakmak işe yaramaz; eşiğin her gün görünen bir yerde olması gerekir. Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasında stok kartında barkod, stok kodu, raf, birim, grup, alış/satış fiyatı, KDV/ÖTV ve minimum stok alanları bulunur. Hesapladığınız sayıyı bu alana yazdığınızda, uygulama minimum stoka göre düşük stok uyarısı verir. Stok listesinde toplam stok değeri ile birlikte Düşük, Tükendi ve Yeterli durum sayaçlarını görürsünüz; böylece hangi ürünün eşiğe yaklaştığını tek ekrandan izlersiniz.

Fatura ve hızlı satışla stok anlık düşer; yani eşik gün sonunu beklemeden güncellenir. Stok kartından elle stok girişi, stok çıkışı ve depolar arası transfer yapılabilir. Çoklu depo ve şube tanımlayabilirsiniz; her deponun eşiği farklı olabilir, çünkü aynı ürünün bir şubede günlük hızı 8, diğerinde 2 olabilir. Excel'den toplu stok aktarımı 100.000 satıra kadar desteklenir; mevcut ürün listenizde minimum stok kolonunu doldurup tek seferde yükleyebilirsiniz.

Sayım tarafında ise belirlenen eşiği aşan farklar için yerinde uyarı gelir, eşik dışı kalemler işaretlenir ve tek dokunuşla tekrar sayım yapılabilir. Sayım sonuçları ve fark raporları Excel'e aktarılır; kategori bazlı fark özeti, en fazla kayıp yaşanan ürün grupları, ekip tamamlama süreleri ve lokasyon bazlı rapor bu çıktılar arasındadır. Minimum stok eşiğini doğru kurduysanız, sayım farkları da genellikle küçük kalır. Fark büyükse sayım farkı çıktığında izlenecek 5 adımlı süreç devreye girer.

Minimum stok sabit bir sayı değildir. Satış hızı değişir, tedarikçi değişir, mevsim değişir. Pratik bir kural: eşikleri üç ayda bir ve şu durumlarda hemen gözden geçirin:

• Tedarikçi değişti veya teslim süresi belirgin şekilde uzadı.
• Ürünün satış hızı son bir ayda yarıdan fazla arttı ya da azaldı.
• Ürün kampanyaya girdi veya raf düzeni değişti.
• Aynı ürün için üst üste iki kez "tükendi" durumu yaşandı.

Eşikleri gözden geçirmenin en kolay yolu, sayım sonrası raporlara bakmaktır. Tükendi durumundaki ürünler ve en fazla kayıp yaşanan gruplar, hangi eşiğin yanlış kurulduğunu gösterir. Sayım takvimini bu gözden geçirmeyle birleştirmek için periyodik sayım mı tam sayım mı rehberine bakabilirsiniz.

Eşiği elle mi, toplu mu gireceksiniz?

Ürün sayınız 50'nin altındaysa tek tek stok kartına girmek yeterlidir. Yüzlerce SKU varsa Excel'den toplu aktarım çok daha hızlıdır. Mevcut listenizde minimum stok kolonu boşsa, yukarıdaki formülü Excel'de bir kolona uygulayıp sonucu yuvarlayın, sonra dosyayı içe aktarın. Excel stok takibinin sınırları yazısı, tabloda tutmanın nerede tıkandığını ve ne zaman uygulamaya geçmenin mantıklı olduğunu anlatır.

Minimum stok nasıl belirlenir, en basit formül nedir?

Günlük satış hızını tedarik süresiyle çarpıp üzerine emniyet payı ekleyin. Örneğin günde 8 adet satan, tedarik süresi 6 gün olan bir üründe 48 adet çıkar; 3 günlük emniyet payı (24 adet) eklenince minimum stok 72 olur. Sabit bir yüzde kullanmak yerine her ürün için bu hesabı ayrı yapmak gerekir.

Emniyet stoğu ile minimum stok aynı şey mi?

Hayır. Minimum stok sipariş verme tetikleyicisidir; emniyet stoğu ise tedarik gecikmesine veya satış hızlanmasına karşı tampondur. Hesapta ikisini toplayıp tek eşik olarak kullanabilirsiniz. Ayrı takip etmek, tedarikçi performansını izlemenizi de kolaylaştırır.

Yavaş dönen ürünlerde minimum stok sıfır olabilir mi?

Olmamalı. Günlük hız 0,4 adet olsa bile tedarik süresi boyunca satış devam eder ve eşik genellikle 3-5 adet aralığına düşer. Sıfır yazmak, ürün bittiğinde hiç uyarı almamanız anlamına gelir. Yavaş dönen üründe emniyet payını bir gün daha artırmak daha güvenlidir.

Minimum stok eşiğini hangi sıklıkla güncellemeliyim?

Üç ayda bir düzenli gözden geçirme çoğu işletme için yeterlidir. Tedarikçi değişikliği, belirgin satış hızı değişimi veya üst üste yaşanan tükenme durumunda ise beklemeden güncelleyin. Sayım raporlarındaki Tükendi ve Düşük sayaçları hangi ürünlerin eşiğinin yanlış kurulduğunu gösterir.

Uygulamada minimum stok alanı nerede ve ne işe yarar?

Stok kartında minimum stok alanı bulunur; girdiğiniz sayıya göre uygulama düşük stok uyarısı verir. Stok listesinde Düşük, Tükendi ve Yeterli durum sayaçlarıyla hangi ürünün eşiğe yaklaştığını görürsünüz. Fatura ve hızlı satışla stok anlık düştüğü için uyarı gün sonunu beklemez.

Eşikleri şubeye göre farklı belirlemek gerekir mi?

Evet. Aynı ürünün bir şubede günlük satış hızı 8, diğerinde 2 olabilir; tedarik süreleri de farklıdır. Uygulamada çoklu depo ve şube tanımlayabildiğiniz için her lokasyonun eşiğini kendi satış hızına göre girebilirsiniz. Merkezden tek sayı dayatmak, yavaş şubede gereksiz stok, hızlı şubede raf boşluğu yaratır.

Minimum stok eşiklerini kurduktan sonra sayım tarafını da aynı disiplinle yürütmek isterseniz telefondan stok takibi sayfasında kamera ile barkod okutma, harici okuyucu ve el terminali desteğini, ücretsiz paket sınırlarını ve Pro kapsamını karşılaştırabilirsiniz.