Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Adım Adım Rehber

Stok sayımı, depoda ve rafta fiilen bulunan ürünleri tek tek sayıp sistemde kayıtlı miktarla karşılaştırma işidir. Amaç iki rakam arasındaki farkı, yani eksik ya da fazla stoku bulmak, nedenini anlamak ve kayıtları gerçek duruma göre düzeltmektir.

Doğru stok kaydı olmadan sipariş, fiyatlama ve muhasebe kararları tahmine dayanır. Sistem 20 adet gösterirken rafta 12 adet varsa, ya müşteriye olmayan ürünü satarsınız ya da ihtiyaç olmayan ürünü yeniden sipariş edersiniz. Sayım bu açığı kapatmanın tek yoludur.

Kısa cevap: stok sayımı yedi adımda yapılır.

1. 1Sayım türünü ve tarihini belirleyin (tam, periyodik veya kısmi).
2. 2Rafları, etiketleri ve stok kartlarını sayımdan önce düzenleyin.
3. 3İade, hasarlı ve tarihi geçmiş ürünleri ana stoktan ayırın.
4. 4Depoyu bölgelere bölün, her bölgeye sorumlu atayın.
5. 5Ürünleri barkodla tek tek okutun; barkodsuzları adından veya kodundan bulun.
6. 6Sistemdeki miktarla sayılanı karşılaştırın, farkları yeniden sayın.
7. 7Farkları onaylayıp stok kayıtlarını eşitleyin ve muhasebeye aktarın.

Aşağıdaki bölümler her adımı ayrıntısıyla anlatıyor.

Her sayım aynı değildir. Hangi türü seçeceğiniz, ne kadar sürede ve hangi doğrulukla sonuç istediğinize bağlıdır. Çoğu işletme yılda bir tam sayımı, yıl içinde periyodik sayımla birleştirir.

Tam sayım

Depodaki bütün ürünler aynı anda sayılır. Ne zaman: Yıl sonu, dönem kapanışı, depo devri. En kesin sonucu verir; ama uzun sürer, çoğu zaman satış ya da sevkiyat durur.

Periyodik (döngüsel) sayım

Ürünler gruplara ayrılır, her grup kendi takviminde sayılır. Ne zaman: Sürekli doğru stok isteyen market ve depolar. İşi durdurmadan ilerler; ama takvim ve disiplin ister.

Kısmi sayım

Yalnızca seçilen raf, reyon veya ürün grubu sayılır. Ne zaman: Şüpheli fark, yüksek değerli ürün, tek reyon kontrolü. Hızlıdır; ama depo geneli hakkında bilgi vermez.

Kör sayım

Sayan kişi sistemdeki miktarı görmeden sayar. Ne zaman: Sayımın tarafsız olması gereken her durum. Sayanın beklentiye göre yuvarlamasını önler; farkı sonradan sistem hesaplar.

Hangi ürünün ne sıklıkla sayılacağını belirlemek için ürünleri değerine ve dönüş hızına göre sınıflandırmak işe yarar. Bunun nasıl yapılacağını periyodik sayım ve sayım takvimi rehberinde anlattık.

Sayımın kalitesi sayım gününden önce belirlenir. Dağınık raf, okunmayan etiket ve iki farklı barkodla açılmış stok kartı, sayım günü en çok zaman kaybettiren üç sorundur.

• Raf düzeni ve etiketler: Her ürün kendi lokasyonunda, etiketi okunur durumda olmalı. Ayrıntılı kontrol listesi: sayım öncesi depo hazırlığı.
• Stok kartı temizliği: Çift barkodları birleştirin, pasif kartları kapatın, birimleri kontrol edin. Bkz. stok kartı temizliği rehberi.
• İade ve hasarlı ürünler: Satılabilir stokla karışmaması için ayrı bir alanda ve ayrı kayıtla tutun. Bkz. iade ve hasarlı ürünleri ayırma.
• Ekip ve bölgeler: Depoyu bölgelere ayırın, her bölgeye bir sorumlu atayın. Rolleri yazılı hâle getirmek için ekip disiplini yazısına bakabilirsiniz.

1. Sayımı başlatın. Hangi deponun sayılacağını ve sayımın tam mı kısmi mi olacağını belirleyin. Sayılan her ürün, sistemde kayıtlı miktarıyla karşılaştırılacaktır.

2. Bölge bölge ilerleyin. Her sorumlu yalnızca kendi bölgesini sayar. Aynı rafın iki kişi tarafından sayılması ya da hiç sayılmaması en sık yapılan hatadır.

3. Barkodu okutun. Ürünü elle aramak yerine barkodunu okutup miktarı girin. Barkodu olmayan ya da okunmayan ürünleri adından veya stok kodundan bulun. Cihaz seçimi için barkod okuyucu mu, telefon kamerası mı karşılaştırmasına bakabilirsiniz.

4. Bağlantıyı sayımdan önce test edin. Depo arkası, soğuk oda ve bodrum katlarda telefon çoğu zaman çekmez. Telefonla sayacaksanız her bölgede Wi-Fi ya da mobil verinin çalıştığını sayım gününden önce deneyin, çekmeyen yerler için erişim noktası ya da ayrı bir plan hazırlayın. Ayrıntılar: internet kesintisinde stok sayımı.

5. Tarihli ürünlerde SKT'yi ayrı kontrol edin. Gıda ve kozmetik gibi son kullanma tarihi olan ürünlerde aynı barkodun farklı partileri olabilir; tarihi geçenleri sayımdan önce ayırın, yaklaşanları ayrı bir turda listeleyin. Bkz. barkodlu sayımda SKT ve parti takibi.

6. Farkı sayım bitmeden görün. Sayılan ve sistemdeki miktar arasında fark çıkan ürünleri o gün yeniden sayın. Ertesi gün raf değişmiş olur.

Mağazayı kapatmadan sayım yapmanız gerekiyorsa mağaza açıkken stok sayımı, birden fazla şubeniz varsa çok şubeli marketlerde eş zamanlı sayım yazılarına göz atın.

Fark, sistemdeki miktar ile sayılan miktar arasındaki farktır. Eksik çıkması (sayılan sistemdekinden az) her zaman hırsızlık demek değildir; çoğu fark kayıt hatasından gelir.

• Mal kabulde girilmeyen ya da iki kez girilen irsaliye
• Satışta yanlış ürünün okutulması (benzer barkod, varyant karışıklığı)
• İade, fire ya da hasarlı ürünün stoktan düşülmemesi
• Koli ve adet birimlerinin karıştırılması
• Sayım sırasında aynı rafın iki kez sayılması ya da atlanması

Farkı silmeden önce nedenini bulun: önce yeniden sayın, sonra stok hareketlerini ve belgeleri kontrol edin. Adım adım süreç: sayım farkı çıktığında ne yapmalı. Farkların sürekli aynı ürünlerde çıkması bir süreç sorununa işaret eder; bunun için stok kayıplarını azaltma yazısına bakabilirsiniz.

Sayımın nasıl yapılacağı, ne kadar süreceğini ve ne kadar hata çıkacağını doğrudan etkiler. Üç yöntemin karşılaştırması:

Küçük ve orta ölçekli market ve depolar için telefon kamerası çoğu zaman en dengeli seçenektir: ek cihaz gerekmez, ekip zaten telefon kullanmayı bilir. Hazır programları yan yana görmek için stok sayım programı karşılaştırmasına bakın.

Sayım, farklar onaylanıp kayıtlar düzeltildiğinde biter. Sayılan miktarlar stok kayıtlarına işlenir, sayılmayan ürünler için ne yapılacağına karar verilir ve sonuç muhasebeye iletilir. Sayımı kâğıtta kayıt altına almak için ücretsiz stok sayım tutanağı şablonunu kullanabilirsiniz.

Sayım sonuçlarını muhasebe ya da ERP yazılımına elle girmek yeni hatalara yol açar. Aktarımı nasıl hatasız yapacağınızı stok sayım verilerini ERP ve muhasebeye aktarma rehberinde anlattık. Son olarak bu sayımda fark çıkan ürünleri bir sonraki periyodik sayımın listesine ekleyin. Sayımlar arasında stoğu güncel tutmak için telefondan stok takibi sayfasına bakabilirsiniz.