Ana sayfaŞablonlar
Stok Sayım Tutanağı: Örnek ve Ücretsiz Şablon (Excel, PDF)
Stok sayım tutanağı, rafta sayılan miktarları sistemdeki miktarlarla ve aradaki farkla birlikte gösteren, sayımı yapan ve onaylayanların imzaladığı belgedir. Aşağıdaki şablonu indirip kullanabilirsiniz.
Oğuzhan Genç · Finans Uzmanı · Güncelleme:
Tutanakta hangi bilgiler olur?
Bir sayım tutanağı üç bölümden oluşur: sayımın kimliği, sayım satırları ve imzalar.
Üst bilgiler
- İşletme ve depo / şube
- Sayımın nerede yapıldığı
- Sayım tarihi ve saatleri
- Başlangıç ve bitiş; sayım sırasında stok hareketi olduysa önemlidir
- Sayım türü
- Tam, kısmi ya da periyodik sayım
- Tutanak numarası
- Her sayıma ayrı numara; sonradan bulmayı kolaylaştırır
- Sayılan bölüm / raflar
- Kısmi sayımda hangi alanın sayıldığı
Sayım satırları
- Stok kodu ve barkod
- Ürünü kesin olarak tanımlar
- Ürün adı ve birim
- Adet, paket, koli, kilo
- Sistemdeki miktar
- Sayım anında kayıtlarda görünen miktar
- Sayılan miktar
- Rafta fiilen sayılan miktar
- Fark
- Sayılan − sistemdeki; eksi değer eksik, artı değer fazla
- Açıklama
- Yeniden sayıldı mı, fark nedeni biliniyor mu
İmzalar
Sayan, kontrol eden ve onaylayan (yönetici) kişilerin ad soyadı, tarihi ve imzası. Sayımı yapanla kontrol edenin farklı kişiler olması, tutanağın güvenilirliğini artırır.
Örnek doldurulmuş tutanak
Demo veridir; gerçek bir işletmeye ait değildir.
DepoAna Depo
Tarih29.12.2026
Sayım türüTam sayım
Tutanak no2026/12-01
| Ürün | Sistem | Sayılan | Fark | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| KGT-A4 | A4 Fotokopi Kağıdı 500'lü | Paket | 100 | 97 | −3 | Yeniden sayıldı |
| TRM-500 | Çelik Termos 500ml | Adet | 100 | 100 | 0 | |
| ETK-SR | Etiket Makinesi Şeridi | Adet | 110 | 112 | +2 | İade kolisinde 2 adet |
SayanA. Yılmaz
Kontrol edenM. Demir
OnaylayanDepo müdürü
Tutanak nasıl doldurulur?
- Üst kısma işletme, depo, tarih, saat ve sayım türünü yazın; tutanağa bir numara verin.
- Sistemdeki miktarları sayım başlamadan programınızdan alın ve tutanağa geçirin.
- Rafta saydığınız miktarı “Sayılan miktar” sütununa yazın; Excel şablonunda fark kendiliğinden hesaplanır.
- Fark çıkan ürünleri yeniden sayın; nedeni biliniyorsa Açıklama sütununa not edin.
- Sayan, kontrol eden ve onaylayan kişiler ad, tarih ve imza atar; kayıtları düzeltmeden önce muhasebecinizle teyit edin.
Sayımın tamamını adım adım görmek için stok sayımı nasıl yapılır; fark çıkınca ne yapılacağı için sayım farkı inceleme süreci.
Tutanağı telefonda tutmak
Kâğıt tutanakta sistemdeki miktarları önceden yazmak, sayılanı sonra Excel'e geçirmek ve farkı elle hesaplamak gerekir. Stok Sayım Programı ile telefonda sayım yaptığınızda sistemdeki miktar her ürün için kendiliğinden gelir, barkodu okutup sayılan miktarı girersiniz, fark anında hesaplanır.
Sayım bitince özet ekranında sayılan, farklı, fazla ve eksik ürünleri görürsünüz; “Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir, sonuçları Excel'e aktarırsınız.
Sık sorulanlar
Stok sayım tutanağı nedir?
Stok sayımında rafta sayılan miktarları, sistemde kayıtlı miktarlarla ve aradaki farkla birlikte gösteren, sayımı yapan ve onaylayan kişilerin imzaladığı belgedir. Sayımın ne zaman, nerede ve kim tarafından yapıldığını kayıt altına alır.
Stok sayım tutanağı zorunlu mu?
Bu, işletmenizin türüne ve muhasebe düzenine göre değişir. Özellikle dönem sonu sayımında hangi belgelerin hazırlanıp saklanması gerektiğini mali müşavirinizle teyit edin. Zorunlu olmasa bile tutanak, sayım farklarını sonradan açıklamanın en sağlam yoludur.
Sayım farkı nasıl hesaplanır?
Fark, sayılan miktardan sistemdeki miktar çıkarılarak bulunur. Sistemde 100, rafta 97 varsa fark −3'tür: 3 adet eksik. Sistemde 110, rafta 112 varsa fark +2'dir: 2 adet fazla.
Excel şablonuna daha fazla satır ekleyebilir miyim?
Evet. Şablonda 50 satır var; son satırı seçip aşağı doğru kopyaladığınızda fark formülü de kopyalanır. Barkod sütunu metin olarak biçimlendirildiği için 13 haneli barkodlar bozulmaz.
Tutanağı telefonda tutun