Faturadan Stok Düşme Nasıl Çalışır ve Elle Düzeltme Ne Zaman Gerekir?

Faturayı kaydettiğiniz an, faturadaki her satırın adedi ilgili stok kartından düşer. Hızlı satış ekranı da aynı mantıkla çalışır: ürünü sepete ekleyip satışı tamamladığınızda stok anında azalır. Bu iki yol arasında stok açısından fark yoktur, ikisi de aynı stok kartını günceller.

Bu davranışın pratik faydası şudur: sabah rafı doldurup gün içinde satış yaptığınızda, akşam stok listesine baktığınızda kalan adet gerçeği yansıtır. Ayrıca stok kartında tanımlı minimum stok seviyesinin altına düşen ürünler düşük stok uyarısıyla işaretlenir; sipariş listesini bu uyarılardan çıkarabilirsiniz. Minimum seviyeyi nasıl belirleyeceğinizi kritik seviye hesabı yazımızda örnekle anlattık.

Örneğin bir markette 24 adet süt görünüyorsa ve kasada 6 adet satıldıysa, fatura kaydedildiği anda stok 18'e iner. Sayım gününe kadar başka hareket olmazsa raf sayımı 18 çıkmalıdır. Fark çıkarsa sorun faturadan stok düşme mekanizmasında değil, kayda geçmeyen bir harekette aranmalıdır.

Otomatik düşen hareketler sınırlıdır: satış faturası ve hızlı satış. Bunun dışındaki her stok hareketini stok kartından elle kaydedersiniz. Uygulamada stok kartından elle stok girişi, stok çıkışı ve depolar arası transfer yapılabilir.

Elle işlem gerektiren başlıca durumlar şunlardır:

• Müşteri iadesi: Ürün deponuza geri geldiğinde stok kartından elle giriş yapın. Faturayı iptal etmek yerine iadeyi ayrı bir giriş olarak kaydetmek, hangi ürünün ne zaman döndüğünü takip etmeyi kolaylaştırır.
• Hasarlı ve bozuk ürün: Satılamayacak durumdaki ürünü stoktan çıkarmanız gerekir. Bunu stok çıkışı olarak kaydedin ve açıklama alanına nedenini yazın.
• Tarihi geçen ürün: Üründe son kullanma tarihi takibi yoktur; süresi geçen ürün için elle stok çıkışı (fire) yapmanız gerekir. Raf düzenini ilk giren ilk çıkar mantığıyla kurmak ve ayrı bir SKT turu yapmak bu işi kolaylaştırır, ayrıntısı SKT kontrolü rehberinde.
• Sayım farkı: Sayım sonunda sistemde 20, rafta 17 çıktıysa aradaki 3 adet için elle çıkış kaydı gerekir. Farkın nedenini bulmadan kaydı kapatmayın; sayım farkı inceleme adımları burada devreye girer.
• Depolar arası taşıma: Ürün bir depodan diğerine gittiğinde transfer kaydı açın, aksi halde iki depoda da yanlış adet görünür. Adımları transfer rehberinde bulabilirsiniz.

Kestiğiniz bir faturayı iptal ettiğinizde, o faturayla düşülen adetlerin geri gelmesi gerekir. Ancak iade her zaman faturanın tamamının iptali anlamına gelmez: müşteri 10 üründen 2'sini geri getirmiş olabilir. Bu yüzden iadeyi fatura iptaliyle karıştırmamak, stok hareketlerini temiz tutar.

Pratik kural şudur: ürün fiziksel olarak deponuza girdiyse stok kartından elle giriş, çıktıysa elle çıkış yapın. İade girişinin açıklamasına fatura numarasını ya da müşteri adını yazarsanız, ay sonunda "bu 5 adet nereden geldi" sorusunun cevabı kayıtta durur. Hasarlı dönen ürünü ise satılabilir stoğa eklemeyin; ayrı bir alanda tutup fire olarak çıkış yapın. İade ve hasarlı ürünü ana sayımdan ayırma yöntemini bu rehberde ayrıntılı bulabilirsiniz.

Örneğin bir kırtasiyede 50 adet defter satıldı, fatura kaydedildi ve stok 200'den 150'ye indi. Ertesi gün müşteri 4 defteri geri getirdi. Faturayı iptal ederseniz 50 adedin tamamı stoğa döner ve 46 adet fazla görünür. Doğrusu, 4 adet için elle giriş yapmaktır; stok 154 olur.

Sayım sırasında en sık yaşanan karışıklık, sayım başladıktan sonra kesilen faturalardır. Ekip rafı sayarken kasadan satış devam ederse, sayılan adet ile sistemdeki adet birbirini tutmaz. Bunu önlemenin yolu sayım penceresini net belirlemek ve sayım başlamadan önce kesilmiş tüm faturaların kaydedildiğinden emin olmaktır.

Sayım sonrası kontrol için şu sırayı izleyin:

1. Sayım penceresinde kesilen fatura ve hızlı satışları listeleyin.
2. Bu satışların stoktan düştüğünü stok kartından doğrulayın.
3. Sayılan adet ile sistem adedini karşılaştırın; fark varsa önce kayda geçmeyen iade ya da fire var mı bakın.
4. Farkın kaynağını bulamadıysanız elle çıkış veya giriş kaydıyla stoğu gerçeğe eşitleyin ve açıklamaya sayım tarihini yazın.

Mağaza açıkken sayım yapmanın kendi kuralları var; satışı durdurmadan sayım yapanların yöntemlerini bu yazıda topladık. Telefonla sayım yapıyorsanız sayım sırasında telefonun Wi-Fi ya da mobil veriyle bağlı olması gerekir; depoda çekim zayıfsa sayımdan önce bağlantıyı test edin. Sayılan her ürün web paneline anında düşer, yönetici farkları oradan görür. Telefonla stok takibinin tamamını hub sayfamızda bulabilirsiniz.

Elle yapılan her stok hareketi, ileride sorulacak bir sorunun cevabıdır. Bu yüzden kayıtları üç basit kurala göre tutun.

Bir: Her kayda neden yazın. "İade", "fire", "sayım farkı", "numune" gibi kısa etiketler, ay sonunda stok değerini incelerken hangi kalemin ne olduğunu anında gösterir. Açıklamasız çıkışlar biriktiğinde stok değeri ile kasa arasındaki bağ kopar.

İki: Aynı hareketi iki kez kaydetmeyin. Faturayı kestikten sonra bir de elle çıkış yaparsanız stok iki kez düşer. Kaydetmeden önce stok kartındaki mevcut adede bakın; beklediğinizden düşükse önce fatura ya da hızlı satış kaydını kontrol edin.

Üç: Düzeltmeyi sayım raporuna bağlayın. Sayım sonunda fark özetini Excel'e aktarıp elle yaptığınız düzeltmelerle karşılaştırın. Uygulamada kategori bazlı fark özeti, en fazla kayıp yaşanan ürün grupları, ekip tamamlama süreleri ve lokasyon bazlı raporlar alınabiliyor. Aynı ürün grubunda her ay fire çıkıyorsa sorun kayıt disiplininde değil, raf düzeninde veya tedarikçide olabilir. Stok kayıplarını azaltmanın yollarını bu yazıda ayrıca ele aldık.

Faturadan stok düşme ile elle düzeltmenin sınırını bir kez netleştirdiğinizde, sayım günü tartışması biter: satış otomatik düşer, fiziksel her hareket elle kaydedilir ve iki kayıt birbirini tutar.

Faturadan stok düşme otomatik mi olur?

Evet, satış faturasını kaydettiğiniz anda faturadaki ürün adetleri stok kartından düşer. Hızlı satış ekranı da aynı şekilde çalışır, ayrıca stok çıkış fişi kesmeniz gerekmez. İade, fire ve sayım farkı gibi hareketler ise otomatik düşmez; bunları stok kartından elle giriş ya da çıkış olarak kaydedersiniz.

Müşteri ürün iade ettiğinde faturayı iptal etmeli miyim?

İade edilen adet faturanın tamamı değilse faturayı iptal etmek stoğu fazla gösterir. İade edilen ürün için stok kartından elle giriş yapın ve açıklamaya fatura numarasını yazın. Böylece hangi ürünün ne zaman döndüğü kayıtta kalır.

Sayım farkı çıktığında stok kartından mı düzeltmeliyim?

Önce farkın kaynağını arayın: kayda geçmemiş bir iade, fire ya da sayım penceresinde kesilmiş bir fatura olabilir. Kaynak bulunamazsa sayım tarihini açıklamaya yazarak elle giriş veya çıkış kaydıyla stoğu gerçeğe eşitleyin. Farkı nedenini araştırmadan kapatmak aynı hatanın tekrar etmesine yol açar.

Tarihi geçen ürünün stoğunu nasıl düşerim?

Uygulamada son kullanma tarihi takibi yoktur, bu yüzden süresi geçen ürün için elle stok çıkışı yapmanız gerekir. Çıkışın açıklamasına ürünün parti ya da tarih bilgisini not edin. Raf düzenini ilk giren ilk çıkar mantığıyla kurmak ve ayrı bir SKT turu yapmak bu işi düzenli hale getirir.

Aynı satışı hem faturayla hem elle çıkış yaparsam ne olur?

Stok iki kez düşer ve rafta olandan az ürün görünür. Kaydetmeden önce stok kartındaki mevcut adede bakın; beklediğinizden düşükse fatura ya da hızlı satış kaydını kontrol edin. Çift kayıt farkı, sayım gününde gereksiz yere fark olarak karşınıza çıkar.