Son Kullanma Tarihi ve Parti Takibi: Marketlerde Barkodlu Sayım Sırasında SKT Nasıl Kontrol Edilir?

Ürün barkodu (EAN) ürünü tanımlar, partiyi tanımlamaz. Aynı yoğurdun iki partisi rafta aynı barkodla durur ve sayımda tek satırda toplanır. Sayım size şunu söyler: sistemde 30 kutu kayıtlı, rafta 24 kutu var, fark −6. Bu altı kutunun tarihi geçtiği için mi atıldığını, satıldığını mı yoksa kaybolduğunu mu ise söylemez.

Bu bilgi iki yerden gelir: tarihi geçen ürünün sayımdan önce doğru kaydedilmesi ve tarihi yaklaşan ürünlerin ayrı bir turla kontrol edilmesi. İkisi düzgün yapıldığında sayımda çıkan fark gerçekten açıklanması gereken farktır. Sayım sürecinin tamamı için stok sayımı nasıl yapılır rehberine bakabilirsiniz.

Doğru yöntemi seçmek için programın neyi tuttuğunu bilmek gerekir:

• Var: barkodla açılan stok kartı (barkod, stok kodu, raf, birim, grup alanları), elle stok girişi ve stok çıkışı, çoklu depo ve depolar arası transfer, sayımda sistem miktarı ile sayılan miktarın karşılaştırılması, eşiği aşan farklarda yerinde uyarı, sonuçların Excel'e aktarılması.
• Yok: SKT, lot ve seri numarası takibi. Aynı ürünün partileri ayrı ayrı izlenmez, tarihe göre stok raporu alınmaz.

Aşağıdaki yöntemler bu sınır içinde kalarak SKT kontrolünü düzenli hâle getirir.

FEFO (ilk biten ilk çıkar), tarihi en yakın ürünün öne ve satışa ilk konmasıdır. Sayım öncesi raf düzeninde bu kuralı uygulamak, SKT kontrolünün yarısını sayımdan önce bitirir:

• Aynı barkodlu ürünün partilerini rafta karışık değil, tarih sırasıyla dizin; en yakın tarih önde dursun.
• Mümkünse her raf gözünde tek parti olsun. Yeni gelen parti eski partinin arkasına konur, önüne konmaz.
• Etiketi silinmiş ya da SKT'si okunmayan kutuları ayrı bir kutuya alın ve sorumluya bildirin; tahmini tarih yazmayın.
• Tarihi geçmiş ürünleri sayımdan önce raftan alıp fire kutusuna koyun.

Bu maddeleri sayım öncesi depo hazırlığı listesine eklemek, her sayımda aynı düzenin kurulmasını sağlar.

SKT'yi sayımın içinde yazmaya çalışmak hem sayımı yavaşlatır hem de uygulamada bunun için bir alan olmadığından bilgi dağınık kalır. Daha düzenli yol, iki ayrı iş tanımlamaktır.

Adet sayımı

Sayım ekibi her zamanki gibi barkodu okutup miktarı girer. Okuturken yalnız bir şeyi kontrol eder: önde duran ürünün tarihi geçmiş mi? Geçmişse ürünü okutmadan fire kutusuna koyar. Böylece sayılan miktar yalnız satılabilir ürünü gösterir.

SKT kontrol turu

SKT'nin önemli olduğu reyonlarda (süt ürünleri, şarküteri, dondurulmuş gıda, bebek maması, kozmetik) ikinci bir kişi ayrı bir tur yapar. Bu turda bir liste tutulur: ürün adı, stok kodu, SKT ve o tarihli adet. Listeye yalnız işletmenizin belirlediği süre içinde tarihi dolacak ürünler yazılır; örneğin önümüzdeki iki hafta. Listeyi kâğıtta tutmak isterseniz stok sayım tutanağı şablonunun açıklama sütunu bu iş için yeterlidir.

Bu iki iş birbirine karışmadığında sayım hızlı ilerler, SKT turu da reyon yenileme ve indirim kararlarına doğrudan girdi verir. Market sayımının genel akışını marketlerde stok sayımı yazısında bulabilirsiniz.

Tarihi geçmiş ürün sistemde satılabilir stok olarak kalırsa her sayımda eksik olarak görünür ve fark gerçek kaybı gizler. Doğru sıra şudur:

1. Tarihi geçmiş ürünü raftan alıp fire kutusuna koyun.
2. Stok kartından elle stok çıkışı yapın ve açıklama alanına nedenini yazın; örneğin "SKT 12.04.2026, fire".
3. Sayımda yalnız raftaki satılabilir ürünü okutun.

Örnek: Sistemde 24 kutu kayıtlı. Rafta 18 satılabilir, 6 tarihi geçmiş kutu var. Altı kutu için stok çıkışı yaptıktan sonra sistem 18 gösterir; sayımda 18 okutulur ve fark sıfır çıkar. Stok çıkışını yapmadan sayarsanız aynı rafta −6 fark görürsünüz ve bunun fire mi kayıp mı olduğunu sonradan ayırmanız gerekir.

Fire, iade ve hasarlı ürünlerin ana sayımdan nasıl ayrılacağını iade ve hasarlı ürünleri ayırma rehberinde ayrıntılı anlattık.

Bazı ürünlerde tarihi yaklaşan stoğu ayrıca görmek istersiniz; örneğin indirim rafına alınacak ürünlerde. Uygulamada parti bazında stok olmadığı için bunun iki yolu vardır.

Ayrı depo ve transfer

"İndirim rafı" ya da "Yakın SKT" adında bir depo tanımlayın ve tarihi yaklaşan ürünleri depolar arası transferle oraya taşıyın. Ürün aynı stok kartında ve aynı barkodla kalır; yalnız hangi depoda kaç adet olduğu ayrılır. Ana depoyu ve bu depoyu ayrı sayarsınız.

Ayrı stok kartı

Yakın tarihli ürünü farklı bir fiyatla satacaksanız "Yoğurt 1 kg - SKT yakın" gibi ayrı bir stok kartı açabilirsiniz. Bu karta ürünün barkodunu yazmayın; aynı barkodun iki kartta bulunması çift kayıt sorunu yaratır. Kartı kendi stok koduyla açın, ana karttan stok çıkışı, yeni karta stok girişi yapın. Bu yol ek işlem ister; yalnız birkaç ürün için kullanın. Çift barkodun sayımda neden sorun çıkardığını stok kartı temizliği yazısında anlattık.

Mal kabulde stok girişi yaparken açıklama alanına partinin lot numarasını ve SKT'sini yazın; örneğin "Lot A2847, SKT 03.06.2026". Bu not parti bazında stok tutmaz, ama hangi partinin ne zaman geldiğini kayıtlardan bulmanızı sağlar. Bir tedarikçi belirli bir partiyi geri çağırdığında önce bu girişlere ve tedarikçinin irsaliyesine bakarsınız, sonra rafta o partiyi ararsınız.

İlaç gibi lot takibinin mevzuatla zorunlu tutulduğu ürünlerde bu not, sektörün kendi takip sisteminin yerini tutmaz.

• Partiler rafta tarih sırasıyla dizildi; en yakın tarih önde.
• Tarihi geçmiş ürünler sayımdan önce fire kutusuna alındı ve stok çıkışı yapıldı.
• Adet sayımı ile SKT turu ayrı kişilere verildi.
• SKT turu listesinde ürün, stok kodu, tarih ve adet yazılı.
• Yakın tarihli ürünler için ayrı depo ya da ayrı kart kararı verildi.
• Mal kabulde lot ve SKT, stok girişinin açıklamasına not edildi.

Stok Sayım Programı'nda SKT ya da lot alanı var mı?

Hayır. Önmuhasebeciniz uygulamasında SKT, lot ve seri numarası takibi yoktur; stok kartı ürünü barkoduyla tek kayıt olarak tutar. SKT kontrolünü FEFO raf düzeni, ayrı bir SKT turu ve tarihi geçen ürün için stok çıkışıyla yaparsınız.

Tarihi geçmiş ürünü sayımda nasıl ayırırım?

Ürünü okutmadan fire kutusuna koyun, sonra stok kartından elle stok çıkışı yapıp açıklamaya tarihi ve "fire" notunu yazın. Böylece sayım yalnız satılabilir ürünü gösterir ve sayım farkı fireyle karışmaz.

Aynı ürünün farklı SKT'li partilerini ayrı görebilir miyim?

Uygulama parti bazında stok tutmaz. Tarihi yaklaşan ürünleri ayrı bir depoya transfer ederek ya da barkodsuz ayrı bir stok kartı açarak ayırabilirsiniz; parti dağılımını ise SKT turunda tuttuğunuz listeden izlersiniz.

Lot numarasını nereye kaydedebilirim?

Mal kabulde stok girişi yaparken açıklama alanına lot ve SKT'yi yazabilirsiniz. Bu not hangi partinin ne zaman geldiğini gösterir; tedarikçinin irsaliyesini de birlikte saklayın.