Excel'den Toplu Stok Aktarımı: Dosya Hazırlık Rehberi

Aktarım ekranına geçmeden önce dosyanın ilk satırını başlık satırı olarak ayırın. Her sütun tek bir alanı taşımalı: stok kodu, barkod, ürün adı, birim, grup, raf, alış fiyatı, satış fiyatı, KDV ve minimum stok gibi. Bir sütunda iki bilgi olmasın; "Kırmızı Kalem 12'li" gibi bir ürün adını ayrı sütunlara bölmek zorunda değilsiniz, ama ürün adı ile birimi aynı hücrede tutmayın.

Sütun sırası sizin çalışma düzeninize göre olabilir. Önemli olan, hangi sütunun hangi alana karşılık geldiğini aktarım sırasında doğru eşleştirmeniz. Bu yüzden dosyanın en üstüne, üzerinde çalışan herkesin anlayacağı kısa başlıklar yazın. "Fiyat" gibi tek kelimelik başlık yerine "Satış Fiyatı" yazmak, eşleştirmede hata payını düşürür.

Stok kartında hangi alanların dolu olması gerektiğini stok kartı nasıl oluşturulur yazısında ayrıntılı bulabilirsiniz. Dosyayı hazırlarken o alan listesini yanınıza alın.

Excel, uzun rakam dizilerini kendiliğinden sayıya çevirir. Başında sıfır olan bir barkod, hücreye girildiği anda sıfırını kaybeder. Bilimsel gösterime dönen barkodlar ise okunamaz hâle gelir. Bu, aktarım sonrası en sık karşılaşılan sorunlardan biri.

Çözüm basit: barkod sütununu aktarım öncesinde metin biçimine alın. Hücreleri seçip biçimi "Metin" yapabilir ya da barkodun başına tek tırnak koyabilirsiniz. Dosyayı kaydettikten sonra birkaç satırı kontrol edin; sıfırlar yerinde mi, hücreler sayı olarak mı görünüyor?

Aynı kontrolü stok kodu için de yapın. "00124" gibi baştaki sıfırlarla çalışan bir kodlama düzeniniz varsa, bu kodlar da metin olarak kalmalı. Çift barkod ve eksik kod sorunları için stok kartı temizliği rehberindeki kontrol adımları işinizi kolaylaştırır.

Aynı barkod veya stok kodu iki satırda geçiyorsa, aktarım sırasında hangisinin esas alınacağı belirsizleşir. Aktarımdan önce Excel'in koşullu biçimlendirme özelliğiyle tekrar eden değerleri işaretleyin ve tek tek karar verin: bu iki satır gerçekten iki ayrı ürün mü, yoksa aynı ürünün mükerrer kaydı mı?

Örneğin bir depoda aynı kalem hem eski hem yeni barkodla listelenmiş olabilir. İkisini de aktarırsanız sistemde aynı üründen iki kart oluşur, sayımda adetler bölünür. Böyle bir durumda tek kart tutup eski barkodu açıklama alanına yazmak daha temiz bir çözüm.

Boş satırlar da sorun çıkarır. Ürün bilgisi olmayan ama biçimlendirme taşıyan satırlar, aktarım sırasında boş kart oluşturma girişimine yol açabilir. Dosyayı kaydetmeden önce veri aralığının sonuna gidin, altında kalan boş satırları silin. Sütunların tamamının boş olduğu satırları gözle değil, filtreyle bulun; büyük dosyalarda gözden kaçıyor.

Fiyat sütunlarında ondalık ayırıcı olarak virgül mü nokta mı kullandığınızı dosya genelinde aynı tutun. Karışık kullanım, "12.50" ile "12,50" arasındaki farkın yanlış okunmasına yol açar. Türkçe Excel'de ondalık ayırıcı genellikle virgüldür; dosyayı bu düzende tutup aktarım öncesi birkaç satırı kontrol etmek yeterli.

Birim alanında "adet", "kutu", "kg", "paket" gibi ifadeleri standartlaştırın. Aynı ürün grubunda bir satırda "Ad.", diğerinde "adet" yazarsanız raporlarda iki ayrı birim gibi görünür. KDV oranlarını da tek biçimde yazın; yüzde işareti koymak yerine oranı sayı olarak girmek daha güvenli.

Minimum stok alanını boş bırakırsanız düşük stok uyarısı çalışmaz. Kritik seviyeyi henüz belirlemediyseniz, aktarım sonrası minimum stok nasıl belirlenir yazısındaki hesap yöntemiyle tamamlayabilirsiniz.

Sayım sırasında işinizi en çok kolaylaştıran alanlardan biri raf bilgisi. Dosyada raf sütunu varsa, aktarım sonrası her ürünün hangi rafta durduğunu sistemden görebilirsiniz. Bu, özellikle çok raflı depolarda sayım turunu hızlandırır. Raf kodlamanızı da tek biçimde tutun; "A-01" ile "A1" aynı rafın iki farklı yazımıysa sayım listesi ikiye bölünür.

Ürün grubu sütunu da benzer şekilde çalışır. Grup adlarını önceden belirleyip dosyada aynı yazımla kullanın. Aktarım sonrası grup bazlı raporlar ancak bu tutarlılıkla anlamlı olur. Grup ve raf alanlarını boş bırakırsanız kartlar yine oluşur, ama raporlarda "grupsuz" ürünler birikir.

Dosyayı hazırlarken sayım öncesi depo hazırlığı kontrol listesindeki etiketleme standartlarına göz atın. Excel'deki raf kodlarıyla raftaki etiketlerin birebir aynı olması, aktarımın faydasını artırır.

Dosya aktarıldıktan sonra tüm listeyi gözden geçirmeye kalkmayın. Bunun yerine rastgele bir ürün grubu seçin, örneğin bir reyonun tamamını. Bu gruptaki kart sayısı Excel'deki satır sayısıyla tutuyor mu, barkodlar sıfırlarını korumuş mu, fiyatlar doğru okunmuş mu?

Bu küçük kontrol, dosyanın geri kalanında sistematik bir hata olup olmadığını hızla gösterir. Bir hata bulursanız tüm dosyayı değil, o hatanın kaynağını düzeltip yeniden aktarın. Toplu aktarımı ilk kez yapıyorsanız, telefondan stok takibi sayfasındaki genel akış da aktarım sonrası süreci anlamanıza yardımcı olur.

Aktarımı bir kereye mahsus bir iş gibi düşünmeyin. Yeni ürün grubu geldiğinde ya da tedarikçiden güncel liste aldığınızda aynı dosya düzenini kullanacaksınız. Bu yüzden ilk dosyayı bir şablon olarak saklayın; sonraki aktarımlarda yalnızca satırları değiştirirsiniz. Excel'de stok tutmanın sınırlarını Excel stok takibi yazısında ayrıca ele aldık; aktarımı programa taşıdığınızda bu sınırların çoğu ortadan kalkar.

Toplu stok aktarımı için Excel dosyası hangi formatta olmalı?

Uygulama Excel dosyalarından aktarımı destekler; dosyayı kaydederken standart bir çalışma sayfası biçiminde bırakmanız yeterli. Asıl dikkat etmeniz gereken şey biçim değil, sütun başlıklarının net olması ve barkodların metin olarak saklanması. Aktarımdan önce dosyayı bir kez kapatıp yeniden açarak değerlerin bozulmadığını kontrol edin.

Aynı ürün iki satırda geçerse ne olur?

Aynı barkod veya stok kodu iki satırda yer alırsa sistemde mükerrer kart oluşabilir ve sayımda adetler bölünür. Aktarımdan önce tekrar eden değerleri işaretleyip her biri için tek kart bırakın. Eski barkodu silmek yerine açıklama alanına yazmak, geçmiş kaydı korumanızı sağlar.

Kaç satıra kadar aktarım yapılabilir?

Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasında Excel'den toplu stok aktarımı 100.000 satıra kadar yapılabilir. Bu sınırın altında kalan dosyalarda bile ilk aktarımı küçük bir grupla denemeniz, olası bir düzen hatasını büyük dosyaya taşımadan görmenizi sağlar.

Aktarım sırasında internet bağlantısı gerekir mi?

Web ve mobil uygulama bulut tabanlıdır ve internet bağlantısı gerektirir. Windows ve macOS masaüstü uygulaması internet olmadan da çalışır. Hangi sürümde çalışıyorsanız aktarım öncesinde bağlantının açık olduğunu doğrulayın.

Aktarım sonrası fiyatlar yanlış görünüyorsa ne yapmalıyım?

Önce Excel dosyasındaki ondalık ayırıcıyı kontrol edin; virgül ve nokta karışık kullanılmışsa değerler yanlış okunmuş olabilir. Hatalı grubu düzeltip yeniden aktarın, tüm dosyayı baştan yüklemeye gerek yoktur. Aktarım öncesi birkaç satırlık deneme grubuyla ilerlemek bu tür sorunları baştan yakalamanızı sağlar.