Yeniden Sipariş Noktası Nasıl Hesaplanır? Örnekle Adım Adım

Temel hesap iki parçadan oluşur:

Sipariş noktası = (Günlük ortalama satış × Tedarik süresi gün) + Güvenlik stoğu

Günlük ortalama satış, ürünün geçmiş satışlarının günlük ortalamasıdır. Tedarik süresi, siparişi verdiğiniz gün ile malın deponuza girdiği gün arasındaki süredir; buna tedarikçinin hazırlık süresi, nakliye ve mal kabuldeki bekleme dahildir. Güvenlik stoğu ise talebin beklenenden yüksek çıktığı ya da tedarikçinin geciktiği günler için ayırdığınız paydır.

Bu hesabı minimum stok nasıl belirlenir yazısındaki kritik seviyeyle karıştırmamak gerekir. Minimum stok "bu seviyenin altına düşmeyeyim" sınırıdır; buradaki eşik ise "ne zaman sipariş vereyim" sorusunun cevabıdır. İkisi birbirini tamamlar ama aynı şey değildir.

Bir markette 1 litrelik süt sattığınızı düşünelim. Geçen üç ayda günde ortalama 40 adet sattınız. Sütü getiren tedarikçi siparişi ertesi gün teslim ediyor, mal kabulde yarım gün bekliyor; toplam tedarik süresini 2 gün olarak alıyorsunuz.

Tedarik süresindeki satış: 40 × 2 = 80 adet.

Süt gibi ürünlerde talep hafta sonu ve tatil öncesi artabilir. Tedarikçinin bir gün gecikme ihtimalini de hesaba katmak için güvenlik stoğunu bir günlük satış kadar, yani 40 adet tutuyorsunuz.

Sipariş noktası = 80 + 40 = 120 adet.

Yani rafta 120 adet süt kaldığında yeni sipariş vermelisiniz. Bu noktayı görmezden gelip 60'a kadar inerseniz, tedarikçi bir gün geciktiğinde raf boş kalır.

Aynı markette 5 litrelik zeytinyağı tenekesi sattığınızı varsayalım. Günlük ortalama satış 4 adet. Tedarik süresi daha uzun: tedarikçi siparişi haftada iki kez hazırlıyor ve nakliye 4 gün sürüyor, toplam 6 gün.

Tedarik süresindeki satış: 4 × 6 = 24 adet.

Bu ürün pahalı olduğu için fazla stok tutmak sermayeyi bağlar. Güvenlik stoğunu iki günlük satış kadar, yani 8 adet tutuyorsunuz.

Sipariş noktası = 24 + 8 = 32 adet.

Depoda 32 teneke kaldığında sipariş verirsiniz. Dikkat edin: aynı formül iki üründe çok farklı sonuç verdi çünkü satış hızı ve tedarik süresi farklı. Bu yüzden tüm ürünlere tek bir sabit seviye uygulamak işe yaramaz.

Güvenlik stoğu için tek bir doğru sayı yoktur; ürünün ne kadar kritik olduğuna ve tedarikçinin ne kadar güvenilir olduğuna göre değişir. Pratik bir yaklaşım, güvenlik stoğunu günlük satışın bir ila üç katı arasında seçmektir:

• Tedarikçi düzenli teslim ediyorsa ve ürün kolay bulunuyorsa: bir günlük satış kadar pay yeterli olabilir.
• Tedarikçi zaman zaman gecikiyorsa ya da ürün sezonluk talep görüyorsa: iki ila üç günlük satış kadar pay ayırın.
• Ürün çabuk bozuluyorsa veya raf ömrü kısaysa: güvenlik stoğunu düşük tutun, çünkü fazla stok fireye dönüşür.

Güvenlik stoğunu belirlerken geçmişte yaşadığınız tükenme olaylarına bakın. Son birkaç ayda kaç kez raf boş kaldı ve kaç gün sürdü? Bu gözlem, formüle ekleyeceğiniz payı gerçekçi kılar.

Formülü bir kez hesaplayıp rafa yazmak yetmez; satış hızı mevsime, kampanyaya ve müşteri davranışına göre değişir. Bu eşiği üç ayda bir gözden geçirmek, ya da satışların belirgin biçimde arttığı veya azaldığı dönemlerde yeniden hesaplamak sağlıklı bir alışkanlıktır.

Bunun için önce mevcut stoğunuzun doğru olması gerekir. Sayım farkı varsa hesapladığınız noktayı yanlış yorumlarsınız; sistemde 120 adet görünen ürün rafta 90 ise sipariş kararınız da kayar. Bu yüzden sayım farkı çıktığında ne yapmalı sürecini oturtmak, sipariş noktası hesabının ön koşuludur.

Örneğin aylık döngüsel sayım yapıyorsanız, her sayım sonrası düşük stok listesini kontrol edip sipariş noktasının altına inen ürünleri tek tek gözden geçirebilirsiniz. Bu işi elle tuttuğunuz bir tabloyla yapmak mümkün ama zamanla yorucu hale gelir; Excel stok takibi yazısında bu yöntemin nerede tıkandığını anlatıyoruz.

Stok Sayım Programı'nda stok kartında minimum stok alanı bulunur ve bu değere göre düşük stok uyarısı verilir. Yani yukarıdaki formülle bulduğunuz eşiği ilgili ürünün minimum stok alanına yazdığınızda, stok o seviyeye indiğinde sistem sizi uyarır. Stok listesinde Düşük, Tükendi ve Yeterli durum sayaçları da hangi ürünlerin siparişe yaklaştığını tek bakışta gösterir.

Buradaki pratik fayda şudur: eşiği kafanızda tutmak yerine stok kartına işlersiniz, sayım sonrası liste kendiliğinden süzülür. Telefon kamerasıyla barkod okutarak yaptığınız sayımda adetler anında güncellendiği için düşük stok uyarısı güncel veriye dayanır. Sayım ve sipariş takibini aynı yerden yürütmek isterseniz telefondan stok takibi sayfasındaki akışa göz atabilirsiniz.

Şunu unutmayın: uygulama sizin yerinize sipariş noktası hesaplamaz, sizin girdiğiniz değeri izler. Formülü doğru kurmak yine sizin işinizdir.

Yeniden sipariş noktası ile minimum stok aynı şey mi?

Hayır, farklı sorulara cevap verirler. Bu eşik "ne zaman sipariş vereyim" sorusunu yanıtlar ve tedarik süresindeki satışı içerir. Minimum stok ise "hangi seviyenin altına düşmeyeyim" sınırıdır ve genellikle daha düşük bir değerdir. İkisini aynı sayıya eşitlemek, sipariş verdiğiniz anda stoğun bitmesine yol açabilir.

Tedarik süresini hesaplarken hangi günleri saymalıyım?

Siparişi verdiğiniz günü değil, tedarikçinin siparişi aldığı andan malın deponuza girdiği ana kadar geçen süreyi sayın. Buna tedarikçinin hazırlık süresi, nakliye ve mal kabuldeki bekleme dahildir. Hafta sonu ve tatilleri de hesaba katın; cuma verilen sipariş pazartesi işleme alınıyorsa tedarik süresi uzar.

Güvenlik stoğunu hiç sıfır tutabilir miyim?

Tedarikçi hiç gecikmiyorsa ve talep çok istikrarlıysa teorik olarak mümkündür, ama sahada risklidir. Tek bir gecikme ya da beklenmedik yoğunluk rafı boş bırakır. En az bir günlük satış kadar pay tutmak, çoğu market ve depo için makul bir başlangıçtır.

Aynı sipariş noktasını tüm ürünlere uygulayabilir miyim?

Uygulamamalısınız. Satış hızı ve tedarik süresi üründen ürüne değiştiği için sabit bir adet çoğu üründe yanlış sonuç verir. Hızlı dönen ürünlerde daha yüksek, yavaş ve pahalı ürünlerde daha düşük bir nokta çıkar. Hesabı ürün grubu bazında yapmak daha gerçekçi olur.

Sipariş noktasını ne sıklıkla güncellemeliyim?

Üç ayda bir gözden geçirmek iyi bir başlangıçtır. Satışlarda belirgin bir artış veya düşüş olduğunda, kampanya dönemlerinde ya da tedarikçi değiştiğinde hemen yeniden hesaplayın. Eski bir eşik, değişen talebi yansıtmadığı için sizi ya gereksiz stokla ya da boş rafla baş başa bırakır.