Marketlerde Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Reyon Reyon Uygulanabilir Rehber

Sayım takvimi, marketin satış ritmine göre kurulur. Hafta sonu yoğunluğu yüksek bir mahalle marketinde cumartesi sayım yapmak hem personeli hem müşteriyi yorar; ayın ilk günleri ise genelde daha sakin geçer. İki temel yaklaşım vardır:

• Tam sayım: Yılda bir veya iki kez, tüm reyonların ve deponun baştan sona sayıldığı kapsamlı çalışma. Genelde mağaza kapalıyken ya da kapanışa yakın yapılır.
• Periyodik (döngüsel) sayım: Belirli reyonların haftalık veya aylık rotasyonla sayıldığı, tam sayım yükünü günlere yayan yöntem. Hızlı tüketilen kategoriler (süt ürünleri, ekmek, içecek) daha sık; yavaş dönen kategoriler daha seyrek sayılır.

Hangisini seçeceğiniz ürün çeşitliliğinize, personel sayınıza ve kayıp riskinize bağlıdır. Takvimi netleştirmek için periyodik sayım mı tam sayım mı karşılaştırmasına bakabilirsiniz. Pratikte çoğu market ikisini birlikte kullanır: yılda bir tam sayım, geri kalan aylarda reyon bazlı döngüsel sayım.

Sayım gününü sevkiyat gününe denk getirmemek de önemlidir. Mal kabulün yoğun olduğu bir günde sayım yaparsanız, rafa giren ve çıkan ürünler sayımı sürekli kaydırır.

Sayımın en çok zaman kaybettiren kısmı, ekibin aynı rafı iki kez dolaşması ya da bir reyonu tamamen atlamasıdır. Bunu önlemenin yolu, sayım öncesi yazılı bir rota çıkarmaktır.

Rotayı kurarken şu sırayı izleyin:

1. Depo ve arka alan: Sayıma her zaman satış alanından değil, depodan başlayın. Böylece gün içinde reyona taşınacak ürünler sayıma karışmaz.
2. Soğuk hava deposu ve dondurucular: Kapı açık kaldıkça sıcaklık yükselir; bu bölümü tek seferde, hızlı ve eksiksiz bitirin.
3. Reyonlar, girişten başlayarak saat yönünde: Müşteri akışına ters değil, aynı yönde ilerleyin. Böylece ekip birbirinin önünü kesmez.
4. Kasa arkası ve teşhir stokları: Çoğu markette atlanan, ama fark çıkan bölge burasıdır.
5. İade, hasarlı ve karantina alanı: Bu ürünler ana sayıma dahil edilmez; ayrı sayılır.

Reyon etiketlerinin ve raf kodlarının sayımdan önce kontrol edilmesi, rota çalışmasının olmazsa olmazıdır. Eksik etiketli veya çift barkodlu ürünler sayımda en sık hata kaynağıdır; sayım öncesi depo hazırlığı kontrol listesi bu adımı sistematik hale getirir.

Marketlerin çoğu sayım için kapıyı kapatamaz. Bu durumda sayımı "tek seferde her şeyi say" mantığından çıkarıp bölgesel ve kısa pencerelere yaymanız gerekir. İşe yarayan yaklaşım şudur:

• Sakin saatlerde (genelde sabah açılış sonrası ilk saat veya akşam kapanışa yakın) tek bir reyonu tamamen sayıp kapatın.
• O reyonun sayımı bitene kadar o bölgeye mal çıkışı ve raf düzenlemesi yapılmasın.
• Sayımı yapan kişi ile reyonu düzenleyen kişi aynı olmasın; aksi halde "birazdan dizerim" diye sayım yarım kalır.

Açık mağazada sayımın en kritik noktası, sayılan bölgenin "kilitli" kabul edilmesidir. Bu disiplini kurduğunuzda satışı durdurmadan da doğru sonuç alırsınız. Ayrıntılı yöntemler için mağaza açıkken stok sayımı rehberine göz atabilirsiniz.

Kâğıt ve kalemle yapılan sayımda her ürünün adı yazılır, adet işaretlenir, sonra bu liste bilgisayara girilir. Bu zincirde her adım bir hata riski taşır. Barkodlu sayımda ise ürün kodu tarandığı anda sistem ürünü tanır, adet girilir ve kayıt anında oluşur.

Telefon kamerasıyla barkod okuma bu iş için yeterlidir; ek bir el terminali satın almanız gerekmez. Stok Sayım Programı'nın (Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe) mobil uygulamasında kamera doğrudan barkod okuyucuya dönüşür, iOS ve Android'de çalışır ve web sürümü de aynı hesapla açılır. Kullanıcıların doğruladığı verilere göre bu yöntemle dakikada 200'den fazla ürün taranabiliyor; sayım süreci %40'tan fazla kısalıyor ve manuel düzeltme ihtiyacı %60'tan fazla azalıyor.

Market koşullarında bunun anlamı şudur: 8.000 kalemlik bir mağazada iki kişilik ekip, eskiden bütün bir vardiya süren sayımı çok daha kısa sürede bitirebilir. Hangi cihazın hangi koşulda daha verimli olduğunu merak ediyorsanız barkod okuyucu mu telefon kamerası mı karşılaştırması işinize yarar.

Market sayımını depo sayımından ayıran en önemli fark son kullanma tarihidir. Sadece adet saymak, rafın arkasında kalmış ve yakında tarihi geçecek ürünleri görünmez kılar.

Stok Sayım Programı'nın kullandığı Önmuhasebeciniz uygulamasında SKT, lot ve seri numarası alanı yoktur; sayım her ürün için toplam miktarı karşılaştırır. Bu yüzden SKT kontrolü sayımın dışında kurulur: partiler rafta tarih sırasıyla (en yakın tarih önde) dizilir, tarihi geçmiş ürünler sayımdan önce raftan alınıp stok kartından elle stok çıkışıyla fire olarak düşülür, tarihi yaklaşan ürünler ise ayrı bir kişinin yaptığı kısa bir SKT turunda listeye yazılır.

Bu ayrım sayımı hızlı tutar ve sayım farkının fireyle karışmasını önler. SKT ve parti takibi rehberi bu yöntemi örneklerle anlatıyor.

İki veya daha fazla şubeniz varsa sayım tek başına bir mağaza işi olmaktan çıkar, merkezi bir operasyona dönüşür. Koordinasyonun üç ayağı vardır:

• Aynı gün, aynı saat aralığı: Şubeler farklı günlerde sayarsa merkez raporu anlamsızlaşır. Tüm şubeler aynı pencerede sayıma başlamalı.
• Ortak ürün ve kategori yapısı: Aynı ürün her şubede aynı kodla geçmiyorsa karşılaştırma yapılamaz. Stok kartı temizliği bu yüzden şarttır.
• Merkezi raporlama: Sayım sonuçları tek panelde toplanmalı; şube müdürü kendi farkını, merkez ise şubeler arası tabloyu aynı anda görebilmeli.

Stok Sayım Programı'nda sayım sonuçları web paneline eşitlenir; yönetici sayılan ürünleri ve farkları web panelinden görür. Çoklu depo ve şube desteği sayesinde her şube kendi stoğunu yönetirken merkez tek ekrandan karşılaştırma yapabilir. Koordinasyonun insan tarafını çok şubeli marketlerde eş zamanlı sayım yazısında bulabilirsiniz.

İyi bir sayım, farkı bitince değil, sayarken gösterir. Sistemde tanımlı eşiği aşan farklar için yerinde uyarı almak, o kalemi hemen tekrar saymanızı sağlar. Eşik dışı kalan kalemler işaretlenir ve tek dokunuşla yeniden sayılır. Böylece "sonra bakarız" listesi oluşmaz.

Sayım bittikten sonra fark çıktığında izlenecek yol ayrı bir süreçtir: hangi farkın sayım hatası, hangisinin kayıp, hangisinin kayıt dışı işlem olduğunu ayırt etmek gerekir. Bu adımlar için sayım farkı çıktığında ne yapmalı rehberini kullanabilirsiniz.

Sayımın amacı raporu doldurmak değil, karar vermektir. Sayım sonrası elinizde şu çıktılar olmalı:

• Kategori bazlı fark özeti
• En fazla kayıp yaşanan ürün grupları
• Ekip tamamlama süreleri
• Lokasyon (reyon/raf) bazlı rapor

Stok Sayım Programı'nda bu raporlar kullanıcılar tarafından doğrulandı ve Excel'e aktarılabiliyor. Muhasebe ekibiniz veya ERP'niz Excel ile çalışıyorsa, veriyi elle yeniden yazmanız gerekmez; sayım verilerini ERP ve muhasebe yazılımına aktarma rehberi bu aktarımın hata riskini nasıl azalttığını anlatıyor.

Marketlerin çoğunda bodrum depo, soğuk hava arkası veya arka koridor gibi çekim gücünün zayıf olduğu alanlar vardır. Telefonla sayım internet bağlantısı gerektirir; uygulamanın çevrimdışı modu yoktur. Bu yüzden bu alanlarda bağlantıyı sayımdan bir gün önce test edin: çekmeyen yere Wi-Fi erişim noktası koyun, mobil veriyi deneyin ya da o bölgeyi kâğıda sayıp aynı gün uygulamaya girin. Bağlantı haritasını nasıl çıkaracağınızı internet kesintisinde stok sayımı yazısında anlattık.

Marketlerde stok sayımını kolaylaştıran şey pahalı donanım değil, tekrarlanabilir bir düzendir:

1. Sayım takvimini yıllık olarak belirleyin; hangi reyonun hangi hafta sayılacağını yazın.
2. Her sayım öncesi rota ve etiket kontrolünü yapın.
3. Sayımı barkodlu ve telefon üzerinden yürütün; kâğıt listeye dönmeyin.
4. Farkları sayım sırasında yakalayın, sonraya bırakmayın.
5. Tarihi geçmiş ürünü sayımdan önce fire olarak düşün, yaklaşan SKT'leri ayrı turda listeleyin.
6. Şubeler varsa aynı pencerede, aynı ürün yapısıyla sayın.
7. Çıktıyı Excel'e aktarıp muhasebe ve yönetimle paylaşın.

Bu düzeni bir kez kurduğunuzda sayım, yılın korkulan günü olmaktan çıkıp stok kayıplarınızı erken gösteren bir kontrol noktasına dönüşür. Kayıpları azaltmanın operasyonel taraflarını market ve depolarda stok kayıplarını azaltmak yazısında, sayım sürecinin genel çerçevesini ise stok sayımı nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.

Telefonunuzu barkod okuyucuya çevirip sayımı bugün denemek isterseniz Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasını App Store veya Google Play'den indirebilir ya da web uygulamasında ücretsiz hesap açabilirsiniz. Ücretsiz pakette 50 stok ve 50 cari ile başlayabilir, ihtiyacınız büyüdüğünde sınırsız stok için Pro'ya geçebilirsiniz.