Şantiye Deposu Stok Sayımı: Malzeme Girişi, Transfer ve Ay Sonu Sayımı

• Barkodsuz ve hacimli malzeme. Çimento torbası, inşaat demiri, tuğla paleti ve kablo makarası barkodsuzdur; sayımda adından ya da stok kodundan bulunur.
• Açık alan ve kapalı depo. Paletler sahada, el aletleri ve sarf malzemesi konteynerde durur. İkisi aynı listeyle sayılınca sahadaki malzeme atlanır.
• Taşerona verilen malzeme. Ekip malzemeyi alıp kata çıkar; teslim kaydı yoksa sayımda eksik görünür ve kime verildiği bilinmez.
• Şantiyeler arası taşıma. Kamyonetle başka şantiyeye götürülen malzeme kaydedilmezse bir şantiyede eksik, diğerinde fazla çıkar.
• Fire ve kırık. Kırılan tuğla ve seramik, kesimden artan demir kaydedilmezse farkın içinde kaybolur.
• İnternet ve elektrik. Konteyner depoda, bodrum katta ve kaba inşaatta bağlantı zayıf olabilir; uygulama internet bağlantısı gerektirdiği için sayım gününden önce mobil veriyi ya da şantiyenin Wi-Fi'sini her bölgede deneyin. Telefonu şarj edecek priz de bulunmayabilir; sayıma dolu şarjla başlayın.

Şantiye stoğunu tek bir listede tutmak, hangi malzemenin hangi işte kullanıldığını gizler. Programda çoklu depo ve şube desteği vardır: merkez depoyu ve her şantiyeyi ayrı depo olarak tanımlayın. Malzeme hareketleri şöyle kaydedilir:

• Tedarikçiden gelen malzeme: ilgili şantiyenin deposuna stok girişi.
• Taşerona verilen malzeme: stok çıkışı; imzalı teslim tutanağını ayrıca saklayın.
• Şantiyeler arası taşıma: depolar arası transfer.
• Fire ve kırık: stok çıkışı.

Bu kayıtlar düzenli tutulduğunda ay sonu sayımında çıkan fark, kayıtlarla açıklanamayan kısmı gösterir. Ay sonu sayımını imzalı bir belgeyle kapatmak isterseniz stok sayım tutanağı şablonunu kullanabilirsiniz. Bağlantısı zayıf yerlerde sayımı nasıl planlayacağınızı internet kesintisinde stok sayımı yazısında anlattık.

Aşağıdaki adımlar Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasıyla yapılır; telefon kamerası barkod okuyucu olarak çalışır, uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla açılır.

1. 1

   Depoları ve malzeme kartlarını açın

   Merkez depoyu ve şantiyeleri tanımlayın. Malzeme listeniz Excel'deyse toplu aktarın; her malzemenin birimini sahada saydığınız birimle aynı tutun (torba, palet, adet, makara gibi).

2. 2

   Hareketleri günü gününe girin

   Gelen malzemeyi stok girişiyle, taşerona verilen ve fire olan malzemeyi stok çıkışıyla, başka şantiyeye giden malzemeyi depolar arası transferle kaydedin.

3. 3

   Ay sonunda sayımı başlatın

   Sayılacak şantiyenin deposunu seçip sayımı başlatın; sistemdeki miktarlar her malzeme için gelir. Uygulama internet bağlantısıyla çalışır; konteynerde çekim zayıfsa telefonu şantiyenin Wi-Fi'sine bağlayın ya da mobil verinin çektiği bir noktayı sayım masası yapın.

4. 4

   Okutun ya da adından bulun

   Ambalajında barkod olan sarf malzemesini (silikon, dübel kutusu, boya) telefon kamerasıyla ya da barkod okuyucuyla okutun. Barkodsuz malzemeyi adından ya da stok kodundan bulun. Konteyneri ve açık alanı ayrı turlarda sayın: önce konteyner, sonra saha.

5. 5

   Uyarıda kayıtlara bakın

   Eşiği aşan farklarda yerinde uyarı alırsınız; kalem işaretlenir ve tek dokunuşla yeniden sayılır. Fark sürüyorsa o ayki transfer ve teslim kayıtlarını kontrol edin.

6. 6

   Eşitleyin, merkeze gönderin

   “Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir. Sonuçlar web paneline düşer, merkez ofis sayılan malzemeyi ve farkları oradan görür; Excel'e aktarıp muhasebeye de gönderebilirsiniz. Lokasyon bazlı rapor şantiyeleri yan yana gösterir.

Ücretsiz planda 50 stok kartı, 50 cari ve son 30 günde 100 fatura sınırı vardır; süre sınırı yoktur ve kredi kartı istenmez. Tek şantiyede yalnız ana malzemeleri takip eden küçük bir müteahhit için 50 kalem yetebilir; el aletleri, bağlantı elemanları ve sarf malzemeleri eklenince sınır çabuk dolar. Taşeron ve tedarikçileri cari olarak tutuyorsanız 50 cari sınırını da hesaba katın.

Birden fazla şantiyeyi ayrıntılı takip edecekseniz, firmanız e-fatura kesiyorsa ya da şantiye şefi ile depo sorumlusunun yetkilerini ayırmak istiyorsanız Pro pakete geçersiniz. Pro paket yıllık 6.500 ₺ + KDV; stok, cari ve fatura sınırını kaldırır. e-Fatura, e-arşiv ve yetki seviyeleri de Pro pakettedir. Kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de vardır; banka hareketleri elle kaydedilir. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Transferi kaydetmeden malzeme taşımak

Kayıtsız taşınan malzeme bir şantiyede eksik, diğerinde fazla çıkar. Kamyonet yola çıkmadan transferi girin.

Taşerona verileni kayıp sanmak

Kaydı girilmemiş teslim sayımda kayıp gibi görünür. Sayımdan önce teslim tutanaklarını sisteme işleyin.

Açık alandaki paletleri atlamak

Sahadaki paletler ve indirilmeyi bekleyen malzeme de stoktur; sayım sırasına ayrı bir bölge olarak ekleyin.

Birimi karıştırmak

Tuğla bir yerde palet, bir yerde adet yazılırsa fark anlamsızlaşır. Her malzemenin tek bir birimi olsun.

Teslimat günü saymak

Malzeme teslimatının yoğun olduğu gün yapılan sayım çabuk eskir. Ay sonu sayımını sakin bir güne koyun.