Restoran ve Kafe Stok Sayımı: Malzeme Deposu, Soğuk Oda ve Haftalık Kullanım

• Açık ambalaj. Yarım teneke, açılmış un çuvalı ve yarısı kullanılmış sos kovası, herkesin farklı tahmin ettiği miktarlardır.
• Soğuk oda ve dondurucu. Kapı açık kaldıkça sıcaklık yükselir; sayım hızlı bitmelidir. Soğuk odanın duvarları sinyali keser, bodrum depoda da telefon çoğu zaman çekmez; uygulama internet bağlantısı gerektirdiği için bu alanlar sayımdan önce planlanmalıdır.
• Barkodsuz malzeme. Kasaptan gelen et, sebze ve meyve kasası barkodsuzdur; sayımda adından bulunur.
• Bar ile depo arasında taşınan ürün. İçecekler ve kahve depodan bara taşınır; taşıma kaydedilmezse depo eksik, bar fazla görünür.
• Kayıt dışı kullanım. Personel yemeği, ikram ve dökülen ürün kaydedilmezse kullanımın içinde kaybolur.
• Sayım sırasında gelen teslimat. Tedarikçi sayımın ortasında gelirse sayılmış rafa sayılmamış mal girer.

Restoranda sayımın asıl işi kullanımı ölçmektir. Hesap basittir:

Kullanım = önceki sayım + gelen mal − bu sayım

Örnek: Geçen pazartesi 12 teneke yağ sayıldı, hafta içinde 10 teneke geldi, bu pazartesi 9 teneke sayıldı. Haftalık kullanım 12 + 10 − 9 = 13 tenekedir. Bu rakamı haftanın satışıyla karşılaştırırsınız: satış aynı kalırken kullanım artıyorsa fire, porsiyon farkı ya da kayıp vardır.

Hesabın tutması için üç koşul gerekir: sayım her hafta aynı gün ve aynı saatte yapılır, gelen mal geldiği gün kaydedilir ve açık ambalaj her hafta aynı kuralla sayılır. Kural için tek bir karar yeterlidir; örneğin açılmış teneke sayılmaz, kullanıma verilmiş kabul edilir. Kural sabit kaldıkça haftalık karşılaştırma tutarlı olur. Programda reçeteye göre malzeme düşümü yoktur; satılan yemek malzeme stoğunu kendiliğinden azaltmaz, kullanımı bu sayım hesabı gösterir. Fireyi ayrı görmek için atılan malzemeyi ana sayımdan ayırmanın yollarını iade ve hasarlı ürünleri ayırma yazısında bulabilirsiniz.

Aşağıdaki adımlar Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasıyla yapılır; telefon kamerası barkod okuyucu olarak çalışır, uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla açılır.

1. 1

   Malzeme kartlarını açın

   Her malzemeyi sayarken kullandığınız birimle stok kartı olarak açın: yağ teneke, un çuval, içecek koli. Grup alanına kuru gıda, et ve tavuk, süt ürünleri, içecek, temizlik gibi aileleri yazın.

2. 2

   Mutfak ve barı ayrı depo yapın

   Mutfak deposunu ve barı ayrı depo olarak tanımlayın; depodan bara taşınan ürünü depolar arası transferle kaydedin. Böylece iki bölüm ayrı ayrı sayılır ve fark doğru yerde çıkar.

3. 3

   Gelen malı ve fireyi kaydedin

   Tedarikçiden gelen malı geldiği gün stok girişiyle, atılan ve bozulan malzemeyi stok çıkışıyla kaydedin. Sayım eksiğinde fire böylece ayrı görünür.

4. 4

   Aynı gün, servisten önce sayın

   Depoyu seçip sayımı başlatın; sistemdeki miktarlar her malzeme için gelir. Barkodlu ürünü okutun, barkodsuz malzemeyi adından bulun. Teslimatı sayım bitene kadar bekletin.

5. 5

   Çekmeyen alanı önceden çözün

   Uygulama internet bağlantısı gerektirir, çevrimdışı mod yoktur. Soğuk oda ya da bodrum depoda Wi-Fi ve mobil veri çekmiyorsa ya kapıya yakın bir Wi-Fi erişim noktası kurun ya da o alanın sayısını sayım tutanağına yazıp bağlantının olduğu yerde aynı gün uygulamaya girin.

6. 6

   Eşitleyin, kullanımı çıkarın

   Mutfakta kullanılan malzemeyi tek tek stoktan düşmüyorsanız sayım özetindeki eksikler haftanın kullanımını ve varsa kaybı gösterir. “Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir; sonuçları Excel'e aktarıp önceki haftayla karşılaştırın. Şişe içecek gibi olduğu gibi satılan ürünleri hızlı satışla satıyorsanız stok anında düşer; bunlarda çıkan fark doğrudan kayıptır.

Ücretsiz planda 50 stok kartı, 50 cari ve son 30 günde 100 fatura sınırı vardır; süre sınırı yoktur ve kredi kartı istenmez. Menüsü kısa bir kafe kahve, süt, şurup, ambalaj ve temel kuru gıdayla 50 kalemin altında kalabilir; böyle bir işletmede ücretsiz plan uzun süre yetebilir. Tam menülü bir restoranın malzeme listesi ise çoğu zaman bu sınırı aşar. Tedarikçi sayınız 50'nin altındaysa cari sınırı sorun olmaz.

Kurumsal müşterilere e-fatura kesmeniz gerekiyorsa ya da sayımı yapan personelin yetkilerini ayırmak istiyorsanız Pro paket gerekir; ücretsiz planda faturalar PDF olarak oluşturulup paylaşılır ve çoklu kullanıcı yetki seviyesi olmadan çalışır. Pro paket yıllık 6.500 ₺ + KDV; stok, cari ve fatura sınırını kaldırır. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Teslimat sırasında saymak

Sayımın ortasında gelen mal sayılmış rafı bozar. Sayımı teslimattan önceye koyun ya da teslimatı sayım bitene kadar bekletin.

Açık ambalajı her hafta farklı saymak

Bir hafta yarım teneke sayılıp ertesi hafta sayılmazsa kullanım hesabı anlamını yitirir. Kuralı yazın ve herkes ona uysun.

Fireyi kaydetmemek

Atılan ürün kaydedilmezse sayım eksiğinin ne kadarının fire, ne kadarının kayıp olduğu ayrılamaz.

Bar ve personel dolabını atlamak

Barın altındaki dolap, servis istasyonu ve personel dolabı da stok tutar; sayım rotasına ekleyin.

Sinyal için soğuk oda kapısını açık tutmak

Kapıyı açık tutup telefonu dışarıdaki sinyale uzatmak hem soğuk zinciri bozar hem sayımı yavaşlatır. Bağlantıyı sayımdan önce çözün ya da sayıyı tutanağa yazıp dışarıda girin.