Yedek Parça Stok Sayımı: Parça Numarası, Raf Adresi ve Muadil Parçalar

Yedek parça stoğu çok kalemlidir ve kalemlerin çoğu birbirine benzer. Sayım günü en çok şu durumlar fark üretir:

• Orijinal ve muadil parça yan yana. Aynı işi gören iki parça farklı markadan, farklı fiyatla gelir ve ayrı kartta tutulur. Kutular benzediği için sayımda biri ötekinin kartına yazılabilir.
• Barkod her kutuda yok. Bazı üreticilerin kutusunda barkod bulunur, bazılarında yalnız parça numarası yazar. Aynı parça farklı tedarikçiden farklı kodla da gelebilir.
• Takımlar ve setler. Debriyaj seti ya da triger seti takım hâlinde satılır; set bozulup içinden tek parça satıldığında set kartı ile tek parça kartı birbirini tutmaz.
• Rafta olmayan ama stokta olan parça. Ustaya denemesi için verilen, garantiye gönderilen ya da tedarikçiye iade edilmeyi bekleyen parça sayım günü rafta değildir.
• Büyük ve küçük parça bir arada. Tampon ve kaporta parçası depo zemininde, conta ve sensör çekmecede durur; ikisi aynı rotada sayılınca biri atlanır.
• Uzun süredir hareket etmeyen parça. Eski model araçların parçaları arka raflarda kalır; yeri bilinmediği için sayımda "bulunamadı" diye geçilir.

Yedek parçada stok kartının en önemli alanı stok kodudur. Kartları şu düzenle açarsanız sayımda parçayı bulmak kısalır:

• Stok kodu: Üreticinin parça numarası. Aynı numara birden fazla markada geçiyorsa başına marka kısaltması ekleyin.
• Barkod: Kutuda barkod varsa bu alana kaydedin; sayımda okuttuğunuz parça doğrudan bulunur.
• Raf: Koridor, raf ve göz adresi (ör. A-04-2). Parçanın yeri kartta yazılı olunca "bulunamadı" denen parça azalır.
• Grup: Parça ailesi (fren, filtre, süspansiyon, elektrik). Ürünleri gruplara ayırmak, farkın hangi ailede çıktığını görmeyi kolaylaştırır.

Kartlarınız yıllar içinde dağıldıysa sayımdan önce stok kartı temizliği yapın: aynı parça numarasıyla iki kez açılmış kartlar sayımda iki ayrı fark üretir. Garantide ve iadede bekleyen parçaları ana sayımdan ayırmanın genel yöntemi iade ve hasarlı ürünleri ayırma yazısında.

Aşağıdaki adımlar Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasıyla yapılır; telefon kamerası barkod okuyucu olarak çalışır, uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla açılır.

1. 1

   Parça listesini aktarın

   Parça listeniz Excel'deyse 100.000 satıra kadar toplu aktarırsınız; binlerce kartı tek tek açmanız gerekmez. Aktardıktan sonra stok kodu, raf ve grup alanlarının dolu olduğunu birkaç parçayla kontrol edin.

2. 2

   Bekleyen parçaları ayırın

   Garantiye gönderilen ve iade bekleyen parçalar için ayrı bir depo tanımlayın, parçayı gönderirken depolar arası transferle oraya taşıyın. Ana depoyu sayarken bu parçalar eksik görünmez.

3. 3

   Sayımı başlatın

   Sayılacak depoyu ve sayım türünü seçin. Bütün depo için tam sayım, yalnız fren ya da filtre ailesi için kısmi sayım yapabilirsiniz. Sistemdeki miktarlar her parça için gelir.

4. 4

   Okutun ya da numarayla bulun

   Barkodlu kutuyu telefon kamerasıyla, USB veya Bluetooth barkod okuyucuyla ya da el terminaliyle okutun. Barkodsuz parçayı stok kodundan, yani parça numarasından bulun.

5. 5

   Uyarıda muadil rafına bakın

   Eşiği aşan farklarda yerinde uyarı alırsınız; kalem işaretlenir ve tek dokunuşla yeniden sayılır. Eksik çıkan orijinal parça muadilin gözüne, fazla çıkan muadil de orijinalin gözüne karışmış olabilir.

6. 6

   Eşitleyin ve raporu alın

   “Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir. Sonuçları Excel'e aktarın; lokasyon bazlı rapor ve en fazla kayıp yaşanan ürün grupları raporu, farkın nerede ve hangi ailede biriktiğini gösterir.

Ücretsiz planda 50 stok kartı, 50 cari ve son 30 günde 100 fatura sınırı vardır; süre sınırı yoktur ve kredi kartı istenmez. Genel bir yedek parça dükkânının kalem sayısı bu sınırı kısa sürede aşar; ücretsiz plan burada akışı denemeye yarar. Örneğin yalnız filtre ailesini kartlara girip kısmi sayım yapabilirsiniz. Akü ya da madeni yağ gibi az çeşitle çalışan bir bayi ise 50 kalemin altında kalabilir.

Tamirhanelere satış yapıyorsanız iki sınır daha önemlidir: her tamirhane bir cari olduğu için 50 cari sınırı ve düzenli fatura kesiyorsanız son 30 günde 100 fatura sınırı. Kurumsal müşterileriniz e-fatura istiyorsa Pro paket gerekir; ücretsiz planda faturalar PDF olarak oluşturulup paylaşılır. Pro paket yıllık 6.500 ₺ + KDV; stok, cari ve fatura sınırını kaldırır. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Muadili orijinalin kartına saymak

Benzer kutularda markaya ve numaraya bakmadan yazılan miktar iki kartta ters yönde fark üretir. Barkodu okutun ya da parça numarasıyla arayın.

Ustadaki ve garantideki parçayı stoktan düşmek

Rafta olmayan parçayı eşitlemeyle stoktan düşerseniz parça döndüğünde fazla çıkar. Bu parçaları sayımdan önce ayrı depoya transfer edin.

Set bozulunca kartları güncellememek

Setten tek parça satıldığında set kartından stok çıkışı, tek parça kartına stok girişi yapın.

Bulunamayan parçayı hemen sıfırlamak

Yeri kartta yazılı olmayan parça arka rafta, iade rafında ya da depo zemininde kalmış olabilir; sıfırlamadan önce bu yerlere bakın.

Sayım sırasında mal kabul yapmak

Sayım sürerken gelen koliyi rafa koymak, sayılmış göze sayılmamış parça ekler. Gelen malı sayım bitene kadar ayrı bekletin.