Kırtasiye Stok Sayımı: Okul Sezonundan Önce ve Sonra
Kırtasiyede kalem tek tek, defter paketle, fotokopi kâğıdı topla ve koliyle satılır. Kitapların arka kapağında barkod vardır; kavanozdaki silgi ve kalemtıraşın çoğunda ise yoktur. Okul açılışından önceki haftalar yılın en yoğun dönemidir; sayımı bu takvime göre kurmak, sezonun ortasında rafta olmayan ürünü satmaya çalışmayı önler.
- İşletme
- kırtasiye · kitabevi
- Birim
- adet · paket · koli
- Dikkat
- okul paketleri
Kırtasiyede sayımı zorlaştıranlar
- Tek, paket ve koli. Kurşun kalem hem 12'li kutuyla hem tane tane satılır; fotokopi kâğıdı topla ve koliyle gelir. Birim karışırsa bir koli bir top gibi yazılır.
- Barkodsuz açık ürün. Kavanozda ya da kutuda tek satılan küçük ürünlerin barkodu yoktur; sayımda adından veya stok kodundan bulunur.
- Kitaplarda baskı farkı. Aynı kitabın yeni baskısı farklı barkodla gelebilir; ikisi aynı karta sayılırsa eski baskının iadesi ve satışı karışır.
- Hazırlanan okul paketleri. Okul listesine göre poşetlenen ürünler raftan alınmıştır ama henüz satılmamıştır; sayımda raf eksik, poşetler sayılmamış görünür.
- Sezon sonu iadesi. Satılmayan yardımcı kitaplar ve okul ürünleri, anlaşmanız varsa dağıtıcıya iade edilir; iade kaydı girilmeden sayılırsa fark çıkar.
Sayım takvimi: sezondan önce ve sonra
Kırtasiyede üç sayım anı öne çıkar:
- Sezon siparişinden önce: Okul sezonu siparişlerini vermeden önce mevcut stoğu sayın; elinizde olan ürünü yeniden sipariş etmezsiniz.
- Sezon bittikten sonra: Okul açılışının yoğunluğu geçince kalan ürünleri sayın; iade edilecekleri ve gelecek yıla kalacakları ayırın.
- Dönem sonunda: Bütün dükkânın tam sayımı.
Yıl içindeki diğer aylarda kâğıt gibi hızlı dönen ürünleri ve toner, kartuş gibi değerli ürünleri kısmi sayımla kontrol etmek çoğu zaman yeterlidir. Takvimi kurmanın ayrıntıları periyodik sayım mı, tam sayım mı yazısında. Sayımı kâğıt üzerinde de belgelemek isterseniz stok sayım tutanağı şablonunu indirebilirsiniz.
Programda adım adım
Aşağıdaki adımlar Önmuhasebeciniz - Ön Muhasebe uygulamasıyla yapılır; telefon kamerası barkod okuyucu olarak çalışır, uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla açılır.
Birim kuralını kartlara yansıtın
Hem kutuyla hem tek tek satılan bir ürünün kutu barkodu ile ürün barkodu farklıysa iki ayrı kart açın; kutu açılınca kutu kartından stok çıkışı, tek ürün kartına stok girişi yapın. Grup alanına kalem, defter, kâğıt, kitap gibi aileleri yazın; ürün listeniz Excel'deyse toplu aktarın.
Okul paketlerini hazırlayın
Hazırladığınız her okul paketinin içeriğini bir listeyle poşetin üzerine yazın. Sayımda poşetleri bu listeye göre sayın ya da sayımdan önce açıp ürünleri rafa geri koyun.
Sayımı başlatın
Depoyu ve sayım türünü seçin: dönem sonunda tam sayım, sezon reyonu ya da kâğıt için kısmi sayım. Sistemdeki miktarlar her ürün için gelir.
Barkodu okutun
Kitabın arka kapağındaki barkodu ve ürün barkodlarını telefon kamerasıyla ya da USB veya Bluetooth barkod okuyucuyla okutun. Barkodsuz ürünü adından ya da stok kodundan bulun.
Uyarıda yeniden sayın
Eşiği aşan farklarda yerinde uyarı alırsınız; kalem işaretlenir ve tek dokunuşla yeniden sayılır. Kutu ve tek ürün kartlarında ters yönde fark varsa önce açılmış kutuları kontrol edin.
Eşitleyin ve karşılaştırın
“Eşitle ve Tamamla” ile stok sayılan miktara çekilir. Sonuçları Excel'e aktarın; sezon sonu sayımını sezon öncesi sayımla yan yana koymak, farkın hangi ürün ailesinde biriktiğini gösterir.
Ücretsiz plan yeter mi?
Ücretsiz planda 50 stok kartı, 50 cari ve son 30 günde 100 fatura sınırı vardır; süre sınırı yoktur ve kredi kartı istenmez. Kalem, defter, kâğıt ve kitapla çalışan bir kırtasiyenin ürün çeşidi bu sınırı hızla aşar; ücretsiz plan dükkânın tamamı için yetmez. Yalnız fotokopi ve baskı hizmeti veren, az çeşit sarf malzemesi tutan bir işletme ise 50 kalemin altında kalabilir.
Okullara ve kurumlara toplu satış yapıyorsanız son 30 günde 100 fatura ve 50 cari sınırına da bakın. Kurumlar e-fatura istiyorsa Pro paket gerekir; ücretsiz planda faturalar PDF olarak oluşturulup paylaşılır. Pro paket yıllık 6.500 ₺ + KDV; stok, cari ve fatura sınırını kaldırır. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.
Sık yapılan hatalar
- Koli ile topu aynı birimle yazmak
- Koliyle gelen kâğıdı top kartına "1" diye yazmak stoğu olduğundan az gösterir. Her kartın birimini raf etiketine de yazın.
- Okul paketlerini unutmak
- Poşetlenmiş ama satılmamış ürünler stoktadır; sayılmazlarsa raf eksik çıkar.
- Farklı baskıları tek karta saymak
- Barkodu farklı olan her baskıyı ayrı kartta tutun; iade ve satış ancak böyle doğru eşleşir.
- Sezonun ortasında tam sayım yapmak
- Okul açılışı haftasında tam sayım hem satışı yavaşlatır hem de ürün sürekli yer değiştirdiği için çabuk eskir. Tam sayımı sezondan önceye ya da sonraya koyun.
- İadeyi kaydetmeden saymak
- Dağıtıcıya gönderilen kolileri sayımdan önce stok çıkışıyla kaydedin; yoksa eksik olarak görünürler.
Sık sorulanlar
Kitapları barkodla sayabilir miyim?
Evet. Kitabın arka kapağındaki barkodu stok kartının barkod alanına kaydederseniz sayımda okuttuğunuz kitap doğrudan bulunur. Barkodu farklı olan baskıları ayrı kartlarda tutun.
Kırtasiyede sayım ne zaman yapılmalı?
Okul sezonu siparişlerinden önce, sezon yoğunluğu geçtikten sonra ve dönem sonunda. Yıl içinde kâğıt, toner ve kartuş gibi hızlı dönen ya da değerli ürünleri kısmi sayımla kontrol etmek yeterlidir.
Tek ve kutuyla satılan kalemi nasıl sayarım?
Kutu ve tek ürünün barkodu farklıysa iki ayrı kart açın ve her birini kendi birimiyle sayın. Kutu açıldığında kutu kartından stok çıkışı, tek ürün kartına stok girişi yaparsanız iki kart da doğru kalır.
Ücretsiz plan kırtasiyeye yeter mi?
Dükkânın tamamı için genellikle yetmez; ücretsiz planda 50 stok kartı sınırı vardır. Az çeşitle çalışan bir fotokopi ve baskı işletmesi sınırın altında kalabilir; bütün ürünler için yıllık 6.500 ₺ + KDV olan Pro paket gerekir.